sales Performance

McAfee оптимизирует процессы распределения квот и расчетов комиссионных вознаграждений благодаря облачной платформе Anaplan

McAfee – крупнейшая в мире компания среди специалистов по технологиям безопасности, являющаяся частью Intel Corporation. Она обеспечивает защиту компьютерных систем, сетей и мобильных устройств во всем мире, позволяя пользователям безопасно подключаться к Интернету, просматривать веб-страницы и совершать покупки онлайн. Поскольку McAfee – международная компания со штаб-квартирой в США, половина ее доходов поступает из Северной Америки, а остальная часть распределена между 130 странами по всему миру.

Как и во многих других технологических компаниях, сотрудники являются одним из основных активов McAfee. В компании работают порядка семи тысяч человек, которые создают инновационные продукты, позволяющие клиентам защищать свои данные, обеспечивать соблюдение правил, предотвращать перебои в работе, определять уязвимые места, а также постоянно контролировать безопасность в целом.

Вице-президент по международной торговле Брайан Бэйлесс отвечает за финансовый контроль в подразделении, на долю которого приходится около половины выручки McAfee. Расчет мотивации и достойная оплата труда для 1500 сотрудников отдела продаж в условиях жесткой конкуренции и быстро развивающегося рынка — это комплексный и сложный процесс, который требует тщательного контроля и управления.

mcafee-quote-russian-banners-700x300

Бизнес задача

Вице-президент по международной торговле Брайан Бэйлесс отвечает за финансовый контроль в подразделении, на долю которого приходится около половины выручки McAfee. Расчет мотивации и достойная оплата труда для 1500 сотрудников отдела продаж в условиях жесткой конкуренции и быстро развивающегося рынка — это комплексный и сложный процесс, который требует тщательного контроля и управления.

«Меня беспокоил тот факт, что в электронных таблицах содержится крайне много конфиденциальной информации о заработной плате», — говорит Бэйлесс. «Постоянные аудиты и проверки добавляли уверенности в том, что сотрудники получают честную зарплату. Однако поскольку расчеты проводились финансовым и операционным отделами, персонал которых рассредоточен по 25+ различным регионам мира, нам было трудно своевременно консолидировать, проверять и утверждать весь массив данных, связанных с комиссионными выплатами».

Финансовый отдел постоянно сталкивался с нехваткой ресурсов и времени. Внесение даже простейших изменений вело к тому, что составление и рассмотрение отчетов могло занимать до 48 часов.

«Меня беспокоила не только точность информации, но и наша способность быстро масштабировать организационную структуру в условиях роста. Если бы количество сотрудников увеличилось вдвое, не пришлось бы нам в конечном счете работать с 80 базами данных?», — добавляет Бэйлесс. «Необходимо было решить, как усовершенствовать процесс. Найти способ сделать его более масштабируемым, оптимизировать связи между департаментами продаж и планирования за счет ускорения процессов рассмотрения и утверждения вознаграждений, а также более глубокого анализа отчетности».

Внедрение решения Anaplan

McAfee обратилась в Anaplan, чтобы больше узнать о возможностях решить проблему расчета комиссионных вознаграждений. «Это было совсем не то, чего я ожидал», — говорит Бэйлесс. «Мы искали программное приложение с готовым компенсационным пакетом — точечное решение — поэтому я не понимал, чем нам может помочь комплексное аналитическое приложение для управления эффективностью».

Однако Бэйлесс, будучи по его собственному признанию — «фанатом электронных таблиц», был с первого взгляда впечатлен системой Anaplan. «Я был заинтригован, поскольку передо мной был продукт, в котором легко разберется любой среднестатистический пользователь Excel. Логика оставалась такой же, как и в электронных таблицах, но было очевидно, что здесь можно создавать модели с почти безграничной масштабируемостью и полнотой».

Возможность создать единую модель данных для совместного использования всей глобальной финансовой командой была очень привлекательна для McAfee. «Каждый раз, когда мы меняли метаданные в одной таблице, например, организационную структуру или любой из элементов расчета вознаграждений нам нужно было проконтролировать, обновили ли эти данные в своих автономных таблицах все остальные сотрудники. И каждый раз что-то упускалось из виду», — говорит он.

Но основным вопросом, который беспокоил Бэйлесса и его финансовую команду, был — сможет ли Anaplan полностью заменить электронные таблицы. За свою долгую карьеру Бэйлесс работал практически со всеми популярными инструментами бизнес-аналитики. Они не только требовали существенной ИТ-поддержки и многочисленных консультаций, но также были весьма дорогостоящими. Несмотря на это, ни один из них не смог заменить электронные таблицы в полной мере. «Первым, что я искал в этих инструментах, была кнопка “Экспорт в Excel” для ситуативных отчетов и сводных таблиц», — добавляет Бэйлесс. «Если мы не могли сказать, что прекратили пользоваться электронными таблицами, значит, решение провалило испытание!»

Поэтому когда решение Anaplan продемонстрировало, что его модели полностью самодостаточны, а для анализа и управления данными не нужно ничего экспортировать в Excel, сотрудники финансового отдела были искренне впечатлены.

Простота построения

Поэтому когда решение Anaplan продемонстрировало, что его модели полностью самодостаточны, а для анализа и управления данными не нужно ничего экспортировать в Excel, сотрудники финансового отдела были искренне впечатлены.

mcaffee-model-banner-russian

Бэйлесс был уверен, что любой сотрудник, обладающий средними навыками работы с электронными таблицами, разберется с построением бизнес-правил и проверкой логики в Anaplan сразу после короткого вводного тренинга. Это также означало, что финансовый отдел сможет самостоятельно поддерживать модель и работать с ней без дополнительной ИТ поддержки. Как в последствии выяснилось, исходная модель первой стадии проекта (заменившая 13 электронных таблиц) была создана командой финансового отдела при поддержке архитектора Anaplan и менеджера проекта, не имеющего ИТ-образования. Первую модель спроектировали, создали и протестировали в течение всего нескольких недель. После успешного внедрения первой стадии проекта, команда Бэйлесса в полной степени осознала потенциал системы Anaplan и ее способность заменить базы данных, используемые для расчета комиссионных выплат.

Взаимодействие

Кроме того, что сам процесс создания модели был построен на сотрудничестве. Бэйлесс рассказал о возникновении своеобразного «коллективного разума» после развертывания первой модели. «При использовании облачной платформы все работают с одними и теми же данными, поэтому сотрудники в разных странах могут легко взаимодействовать», — говорит он. «В прошлом, сотрудники неохотно делились сложностями, с которыми они сталкиваются в процессе работы, поскольку все работали с разрозненными электронными таблицами. Из-за этого они не всегда знали, есть ли у других аналогичные вопросы или проблемы. Но теперь все охотно работают вместе, и сотрудник из Австралии может помочь коллеге из Великобритании, поскольку они используют одну и ту же модель».

Рентабельность инвестиций

Финансовый отдел существенно повысил эффективность работы в результате перехода на систему Anaplan. «Консолидировать больше ничего не нужно», — говорит Бэйлесс. «Данные вводятся непосредственно в модель и обновляются в режиме реального времени. Чтобы увидеть результат, больше не придется ждать от 24 до 48 часов». Бэйлесс также указал на ощутимую финансовую выгоду от внедрения Anaplan: «Мы значительно ускорили наши процессы, сократили время сбора и обработки данных, и теперь существующих ресурсов финансового отдела достаточно чтобы справиться с рабочей нагрузкой».

Дополнительные возможности использования

Проект для финансового отдела повлиял и на работу других структурных подразделений McAfee. У Бэйлесса уже есть список новых проектов по внедрению Anaplan, среди которых планирование сценариев для различных моделей компенсационных выплат и планирование ресурсов. «Возможность масштабировать модель позволяет рассматривать наши кадровые планы на гораздо более детальном уровне», — говорит он. «Это попросту невозможно в системе, построенной на электронных таблицах. Расходы,связанные с человеческими ресурсами, составляют большую часть наших основных затрат. Мне хотелось бы иметь возможность планировать с перспективой на два или три года вперед, связывая показатели выручки и объема продаж для понимания, того, когда и где нам нужно будет набирать новых людей».

Дополнительные возможности использования

Учитывая специфику работы McAfee в сфере безопасности, неудивительно, что эта компания довольно консервативна в отношении использования новых систем. Бэйлессу и компании Anaplan поначалу пришлось немало потрудиться, чтобы добиться одобрения внедрения облачного решения. Anaplan доказал свою надежность в работе. Не будучи крупным поставщиком, компания успешно выступает в более высокой весовой категории.

«Anaplan производит впечатление крупной организации», — говорит он. «Они всегда быстро отвечают на запросы и ориентируются на решения, а не на продажи, т.е. не цепляются за любую возможность продать больше продуктов и услуг. Команда очень благодарна Anaplan: это один из лучших поставщиков, с которыми мы когда-либо работали».


ЧИТАТЬ ИСТОРИЮ УСПЕХА (PDF-файл)