Tabellen und EPM-Lösungen: Umstieg ohne Risiko
Bei der Planung und Budgetierung scheint kein Weg an den guten alten Tabellen vorbeizuführen. Jüngsten Untersuchungen zufolge nutzen 90 % aller Unternehmen Kalkulationstabellen zumindest stellenweise in ihrer Finanzplanung und Analyse (FP&A). Demnach gelten einzelne Kalkulationstabellen im Schnitt bei 40 bis 50 % der Befragten als bevorzugtes Tool. Das führt zu unzähligen Problemen und Risiken. Einige davon haben wir im Anaplan-Whitepaper „7 Gründe für Anaplan statt Planungstabellen“ aufgeführt. Der Anteil der Unternehmen, die sich ausschließlich auf Tabellen verlassen, nimmt zwar leicht ab, aber in kleinen Unternehmen wird sich dieser Planungsansatz höchstwahrscheinlich hartnäckig halten.
Nun zu der zweiten großen Gruppe: Den 40 bis 50 % der Unternehmen, die Tabellen gemeinsam mit speziellen Budgetierungsanwendungen einsetzen. Letztere sind dabei entweder unternehmenseigene Entwicklungen oder werden in Lizenz von speziellen Softwareanbietern erworben. Praktischerweise hat der Großteil der EPM-Anbieter (Enterprise Performance Management) ein Plug-in für Microsoft Excel (ähnlich wie das Add-in für Office von Anaplan). Mancherorts wird Excel sogar direkt als Anwenderoberfläche genutzt. Excel wird natürlich nie verschwinden. Das ist uns klar. Und das wollen wir auch gar nicht. Die Frage ist vielmehr, ob wir uns bei diesem wichtigen Teil des Businessprozesses so sehr auf Excel verlassen sollten, wie es derzeit der Fall ist?
Mythos 1: Alle professionellen Anwender kennen sich mit Tabellen aus.
Man muss nicht lange suchen, bis man einen Anbieter findet, der Kalkulationstabellen für das beste FP&A-Lösungstool hält. Schließlich werden Tabellenkalkulationsprogramme beruflich wie privat ausgiebig genutzt. Das Problem an der Sache ist, dass die meisten von uns zwar wissen, wie man zu einer Spaltensumme kommt oder eine neue Zeile einfügt; aber das Schreiben von zellenübergreifenden Formeln basierend auf einem Halbjahresdurchschnitt oder gar das Erstellen komplizierter Funktionen übersteigen meist die Kenntnisse des Durchschnittsanwenders. Deshalb kann nur ein Personenkreis mit fundierten Tabellenkenntnissen, zum Beispiel Finanzleute, komplexe Geschäftsregeln formulieren, wie sie bei der Ad-hoc-Szenarioplanung eingesetzt werden.
Mythos 2: Tabellen sind ideal für das Self-Service-Berichtswesen.
Mit Tabellen haben die Anwender zwar die Möglichkeit, die Optik der Berichte und Diagramme ansprechend zu gestalten, aber in puncto Genauigkeit lassen sie oft zu wünschen übrig. Deshalb bieten die zahllosen Anbieter so viele spezielle Berichterstellungs- und Dashboard-Produkte an, die die Arbeit schneller machen und gleichzeitig dynamische Verknüpfungen ermöglichen. Das Ergebnis: ein genaueres Berichtswesen.
Mythos 3: Tabellen sind das allerbeste Tool.
In diesem Jahr wird Microsoft Excel 30 Jahre alt. Im Vergleich zur ersten Version ist die Größe der einzelnen Arbeitsblätter um das 4.096-Fache gestiegen und die 64-Bit-Version kann noch größere Modelle verarbeiten. Und doch gibt es gewisse Größenbeschränkungen. Außerdem sind Tabellen ziemlich eindimensional. Die Folge: Sie werden der riesigen Datenmengen und komplexen Dimensionen der heutigen Geschäftswelt einfach nicht mehr Herr.
Damit wir uns richtig verstehen: Ich will damit nicht etwa andeuten, dass Planungs- und Budgetierungslösungen nicht mit Tabellen arbeiten sollen. Es gibt sehr viele Situationen, in denen es gut ist, dass sich die Lösung mit Excel „verträgt“ . An einem bestimmten Punkt möchte jeder Planer Daten in und aus Tabellen kopieren, insbesondere zum Erstellen von Managementberichten und Vorstandsunterlagen. Anaplan bildet da keine Ausnahme: Das Unternehmen, das in der Presse den Ruf als Excel-Kritiker genießt, hat die Kompatibilität mit Excel in der jüngsten Version von Anaplan für Office verbessert. Eine kluge Entscheidung, gibt es doch den Anwendern mehr Wahlmöglichkeiten für die Interaktion mit der zentralen Anaplan-Plattform.
Zu Problemen kommt es nur, wenn Tabellen das alleinige FP&A-Tool sind oder als Modellierungs-Add-on für komplexe oder unflexible ERP-Systeme fungieren. Beide Situationen sind alles andere als ideal. Meine Empfehlung: Beziehen Sie bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems nur die Lösungen ein, die Business-Anwender selbst verwalten und modellieren können – ohne auf den Support von Spezialisten angewiesen zu sein. Neuere EPM-Lösungen haben ausgereiftere Selbstverwaltungsfunktionen und intuitive Anwenderoberflächen. Beim Schreiben von Geschäftsregeln kommen vereinfachte Skripts zum Einsatz. Dadurch sinkt die Hemmschwelle, das Tool umfassend zu nutzen; Tabellen übernehmen dann bei der Unternehmensplanung nur noch eine ergänzende Funktion. Wer sich also noch nicht komplett von den guten alten Tabellen verabschieden möchte oder kann, hat so die Möglichkeit, Excel auf dem Weg in die neue moderne Ära als treuen Begleiter mitzunehmen. Nur zur Sicherheit.