Hewlett-Packard: Weltweite Neustrukturierung der
regionalen Vertriebs- und Quotenplanung – mit Anaplan

Einführung

Hewlett-Packard (HP) ist ein globaler Konzern mit Hauptsitz im kalifornischen Palo Alto. Das Produktportfolio umfasst Druckerlösungen, Personal Systems, Software, Services und IT-Infrastrukturen. Vor Kurzem wurden Umstrukturierungsmaßnahmen eingeleitet, die auf mehrere Jahre ausgelegt sind. Das Ziel: ertragreiches Wachstum des Unternehmens auf lange Sicht. Im Zuge dieser Maßnahmen sollten insbesondere die Anwendungen und Services sowie die Infrastruktur von HP umgestaltet werden.

Im Fokus der Umstrukturierungsmaßnahmen von HP stand die massive Steigerung der Vertriebsleistung. Derzeit zählt der Vertrieb von HP weltweit 30.000 Mitarbeiter, in deren Portfolio sich über 150 Produktlinien befinden. Dazu sollte Anaplan die regionale Vertriebs- und Quotenplanung transparenter und effektiver gestalten.

Vorher

Bevor Anaplan zum Einsatz kam, klaffte zwischen Konzept und Umsetzung der jährlichen, regionalen Vertriebsplanung und der Quotenvergabe eine Lücke. HP investierte viel Zeit, um die besten Ansätze zur Markteinführung und Budgetvergabe auf weltweiter Ebene zu ermitteln. Die Bemühungen wurden jedoch immer wieder zunichte gemacht. Der Grund: ein tabellenbasierter Prozess, der die tatsächliche Situation im Außendienst nicht transparent darstellte. Die Vertriebsleitung hatte somit keine Übersicht über die Quotenvergabe und konnte sich nicht sicher sein, ob die Vertriebsressourcen optimal auf die Kunden abgestimmt waren. 

„Vor Anaplan betrachteten wir unseren Außendienst aus der Retrospektive“, erinnert sich Sue Barsamian, Senior Vice President, Worldwide Indirect Sales, HP Enterprise Group, Hewlett-Packard. „Da wir mit Kalkulationstabellen arbeiteten, verbrachten wir viel Zeit damit, meist bis ins zweite Quartal, Daten neu zu bewerten und Fehler zu beheben.“




Auswahlprozess

Es war augenscheinlich, dass HP aufgrund dieser mangelnden Transparenz seine aggressiven Wachstumsziele nicht erreichen würde. Jedoch war erstmal keine Ad-hoc-Lösung zur Behebung des Problems zur Hand– bis man auf Anaplan stieß.

„Wir wollten zuerst intern eine Lösung entwickeln, um dieses Problem in den Griff zu bekommen, da es scheinbar nichts Passendes für uns auf dem Markt gab. Doch dann fanden wir Anaplan“, berichtet Rob Ficalora, Senior Director, IT, Hewlett-Packard. „Offen gesagt lagen die Leistungen von Anaplan weit über unseren Erwartungen – und auch über unseren Ansprüchen an eine mögliche, intern entwickelte Lösung. Für die Quotenfestlegung und –vergabe bietet uns Anaplan mehr als wir uns je erträumt hatten.“

Ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal von Anaplan war die Fähigkeit zur Echtzeit-Modellierung und die Verarbeitung von riesigen Datenmengen innerhalb von Sekundenbruchteilen. Damit können sich die Vertriebsplaner vor Ort die Quotenplanung direkt ansehen, um die Auswirkungen zu vorgenommenen Änderungen schnell und einfach zu überprüfen, sowie verschiedene Waswäre-wenn-Szenarien durchspielen, um die richtige Abdeckung zu ermitteln.

Implementierung und Bereitstellung

Oft ziehen sich Enterprise-Software-Implementierungen ein ganzes Jahr hin. Anaplan hingegen war bei HP in nur acht Monaten einsatzbereit. Und das bei Hunderten von Anwendern in über 50 Ländern.

„Anaplan sollte unternehmensweit zur gleichen Zeit an den Start gehen. Ein ziemlich ehrgeiziges Vorhaben“, sagt Bob Slaby, Vice President Sales Operations, Hewlett-Packard. „Aber die Implementierung der Lösung und die Schulung unserer Mitarbeiter verliefen schnell, und wir konnten die Ressourcen bei HP, Anaplan und unseren Serviceanbietern optimal nutzen. So konnte die Lösung im Laufe weniger Wochen bei Hunderten von Anwendern in über 50 Ländern bereitgestellt werden.“

Vorteile

„Dank Anaplan müssen wir unsere Vertriebsplanung nicht mehr aus der Retrospektive betrachten“, sagt Barsamian. „Der GoLive erfolgte erst dann, als wir uns sicher waren, dass unser Quotenmodell planmäßig umgesetzt werden kann. Auch solltenalle Beteiligten mit der Implementierung der Quotenplanung einverstanden sein. Ich bin nun seit acht Jahren bei HP, aber einen solchen Jahresstart habe ich noch nicht erlebt. Das haben wir Anaplan zu verdanken.“

Die durch den Einsatz von Anaplan gewonnenen Daten und Erkenntnisse lieferten HP Einblicke in das Bereitstellungsmodell und Konzept. Mit den bislang eingesetzten, zusammenhanglosen Kalkulationstabellen, die weit verstreut waren, war das undenkbar.

Darüber hinaus konnte Barsamian einen soliden Return-on-Investment in Bezug auf die rechtzeitige Kommunikation der festgelegten Quoten an den Vertrieb feststellen. Die Quotenleistung stieg merklich an, da die Vertriebsunterlagen schon zu Jahresbeginn verfügbar waren. Denn je früher ein Vertriebsmitarbeiter die Unterlagen erhält, desto eher kann er an seinen Zielvorgaben arbeiten. „Die Vertriebsunterlagen haben den Zweck, den Mitarbeitern die Marschrichtung zu zeigen“, erklärt Barsamian. „Früher, als die Leute mitunter bis zu acht Wochen auf die Unterlagen warten mussten, war das Jahr schon längst angelaufen, und die Vertriebsmitarbeiter kannten ihre Zielvorgaben immer noch nicht.“

Ausblick

HP sieht in Anaplan einen starken Partner, mit dem die Abläufe optimiert und geändert werden sollen. Dabei geht es nicht nur darum, besser, schneller und preiswerter zu werden; geschäftliche Einblicke dienen als Katalysator für nachhaltige Prozessänderungen.

„Mit Anaplan war es viel einfacher, die Abdeckung und Quoten vollständig transparent zu gestalten und die Vertriebsziele und -leistung zu steigern“, meint Slaby. „Mit Anaplan eröffnen sich uns verschiedenste Möglichkeiten. So können wir zum Beispiel in Anaplan erstellte Pläne mit der Ist-Leistung vergleichen, Modelle anhand von Best Practices formulieren, Simulationen zum Testen von Annahmen erstellen und den besten Plan auswählen. Mit Anaplan ist die Vertriebsplanung keine Kunst mehr, sondern wissenschaftlich fundiert.“


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