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Cas Client – Intel Security

Intel Security transforme la gestion de ses objectifs de vente et son système de compensation avec la solution Cloud Anaplan

Introduction

Intel Security, filiale à 100 % d’Intel Corporation, est la plus grande entreprise spécialisée dans la sécurité informatique. Elle contribue à sécuriser des systèmes, des réseaux et des appareils mobiles partout dans le monde, ce qui permet aux utilisateurs de se connecter et de naviguer en toute sécurité sur Internet et de réaliser leurs achats en ligne en toute sécurité. La complexité de cette entreprise est à la mesure d’une multinationale moderne dont la moitié des revenus proviennent d’Amérique du Nord et le reste de plus de
130 pays.

Comme dans de nombreuses entreprises Hi-Tech, le personnel est l’un des principaux atouts de Intel Security. Cette entreprise s’appuie sur ses 6 595 employés pour créer des produits novateurs qui permettent à ses clients de se conformer aux normes, de protéger leurs données, d’éviter les interruptions d’activités, d’identifier les points vulnérables et, de façon générale, d’assurer le suivi et l’amélioration des mesures de sécurité.

Bryan Bayless, VP GTM Finance, est responsable de la supervision financière de la division Enterprise Business à l’origine d’environ la moitié des revenus de Intel Security. La motivation et la juste rémunération de sa force de vente de plus de 1500 personnes dans un contexte très concurrentiel et en perpétuel mouvement, nécessitent un processus très développé et complexe qui doit être contrôlé et géré avec rigueur.

La problématique métier

La complexité du processus de gestion des objectifs commerciaux et de rémunération impactait la planification de la capacité de vente et de la rémunération, qui étaient gérée par des équipes mixtes Finances et Opérationnelles en parallèle des systèmes traditionnels de paie et de gestion des ressources humaines. La gestion des finances et des opérations reposait sur une pléthore de feuilles de calcul Excel® et plus de 40 bases de données Access®, le tout dépendant uniquement des ressources techniques et d’assistances internes.

La problématique métier (suite)

« Une telle concentration de données confidentielles de rémunération dans des feuilles de calcul n’a rien de rassurant, » affirme M. Bayless. « En nous appuyant sur des audits et des vérifications constantes, nous avions la certitude que les rémunérations étaient justes, mais les calculs
étaient ventilés entre plus de 25 employés des services financiers et opérationnels, basés dans différents pays. Il était donc difficile de consolider, vérifier et approuver les différents aspects des commissions dans des délais raisonnables. »

Le service Finances butait en permanence sur des contraintes techniques de capacité. Les délais de génération de rapports et de vérification, y compris pour des modifications très simples, pouvaient prendre jusqu’à 45 heures.

« J’étais inquiet non seulement concernant l’intégrité de nos informations, mais encore de notre capacité à absorber la croissance de l’entreprise. Si elle doublait de taille, aurions-nous à gérer 80 bases de données ? » a ajouté M. Bayless. « Nous avons donc concentré nos efforts sur l’évolutivité du processus et la standardisation des communications avec les équipes commerciales et de gestion des ventes au moyen d’une vérification et d’une approbation des objectifs de rémunération plus rapide, d’analyses et de rapports plus percutants. »

C’est ici qu’intervient Anaplan

Intel Security a contacté Anaplan pour mieux connaître ses solutions de rémunération et de compensation. « Je ne m’attendais pas à cela » déclare M. Bayless. « Nous recherchions un progiciel de rémunération clé en main – une solution précise – et je ne comprenais pas l’utilité d’une application généraliste de gestion analytique des performances dans notre cas. »

Mais M. Bayless, qui reconnaît volontiers son addiction aux tableurs, a été impressionné par Anaplan dès le départ. « J’étais
curieux, car c’est un logiciel accessible par toute personne ayant des
notions de base des feuilles de calcul. Sa logique est proche de celle des tableurs, de plus il est évident que les modèles peuvent être créés quasiment sans limites d’évolutivité et avec une intégrité irréprochable. »

L’idée que Intel Security puisse créer un modèle de données unique et accessible par l’ensemble des services financiers était très attrayante. « Lorsque nous devions modifier des métadonnées telles que l’organigramme d’un pays ou l’un des nombreux éléments de rémunération dans l’une des feuilles de calcul, nous devions nous assurer que tout le monde actualisait sa version, étant donné que chacun travaillait directement sur ses propres fichiers. Mais immanquablement, quelque chose était oublié. »

Le principal enjeu, pour M. Bayless comme pour le service financier, était de savoir si Anaplan pouvait se substituer aux feuilles de calcul. Au cours d’une carrière très variée, M. Bayless a utilisé à peu près tous les outils d’aide décisionnelle (BI). Non seulement ces derniers nécessitaient une forte implication du service informatique et de consultants, mais ils étaient très chers et ne tenaient
pas complètement leur promesse de remplacement des feuilles de calcul. « Je recherche toujours en premier le bouton “Exporter vers Excel®” pour la création rapide de rapports ad-hoc et de tableaux croisés, » ajoute M. Bayless. « Si nous ne pouvions pas dire que les feuilles de calcul étaient inutiles, la solution n’avait pas réussi le test ! »

Par conséquent, lorsqu’Anaplan a démontré que ses modèles étaient réellement intégrés sans avoir à passer par Excel® pour manipuler et analyser les données, l’équipe financière a été vraiment impressionnée.

Création simple

L’interface tabulaire et les onglets d’Anaplan ont paru immédiatement familiers aux membres de l’équipe de M. Bayless, tous étant des utilisateurs chevronnés de tableurs. D’autre part, ils ont rapidement apprécié l’utilisation du « langage naturel » par Anaplan pour la création des règles métiers, de la logique de validation et des calculs. « C’était très intuitif et nous avons tout de suite compris que la transition vers un nouveau système serait simple. Nous n’avions pas de budget pour de longues interventions de consultants et de formateurs. »

M. Bayless était sûr que toute personne connaissant les règles de base des tableurs serait en mesure de créer des règles métiers, ce qui simplifierait les règles des feuilles de calcul existantes et la vérification de la logique d’un modèle Anaplan après une formation simple. Ce dernier point signifiait que l’équipe financière pouvait gérer elle-même le modèle sans faire intervenir une aide extérieure. Ainsi, le modèle initial de la phase un (qui a remplacé 13 feuilles de calcul) a été créé uniquement par l’équipe financière, assistée par un chef de projet sans formation en informatique et un architecte solution d’Anaplan. Le modèle initial a été conçu, créé et testé en quelques semaines. Ce fut le succès de la phase 1 qui permit à l’équipe de M. Bayless de comprendre le vrai potentiel d’Anaplan en tant que solution de substitution des bases de données de calcul des commissions.

Collaboration

La solution en elle-même était collaborative, mais M. Bayless a constaté l’émergence d’une « effervescence » après le
déploiement du modèle. « Toutes les personnes utilisant la plateforme Cloud travaillent sur les mêmes données, de telle façon que différents pays peuvent travailler sur le même projet, car le modèle est mis à jour instantanément. Dans le passé, le personnel évitait d’aborder les problèmes de processus, car le système reposait sur une série de feuilles de calculs sans liens et il était difficile de savoir quel aspect ou problème était partagé par d’autres personnes. Mais désormais, tout le monde travaille volontiers ensemble et quelqu’un à Sydney peut aider un collègue en Angleterre, car ils partagent le même modèle. »

« L’une des plus grosses surprises du projet fut le taux d’adoption par mon équipe, qui est passée très naturellement à la solution Anaplan. Cette solution ne lui a pas été imposée, elle s’y est simplement adaptée facilement. Je m’attendais à davantage de résistance. »Bryan Bayless, Intel Security

Retour sur investissement

L’équipe finance prévoit un gain significatif de productivité suite à l’introduction d’Anaplan. « Nous n’aurons plus à nous soucier de la problématique de consolidation. Les données sont entrées directement dans le modèle et mises à jour en temps réel. D’autre part, nous n’aurons plus à attendre 24, voire 48 heures pour connaître les résultats de nos analyses. » M. Bayless met également en avant les avantages financiers tangibles de l’introduction d’Anaplan « Nous allons gagner des journées entières de procédure au sein de l’équipe Finances et pourront ainsi nous appuyer sur les ressources internes sans avoir à recruter du personnel pour venir à bout de notre travail. »

Utilisations supplémentaires

Le projet Finance se répercutera également sur d’autres éléments de l’organisation Intel Security.

M. Bayless a de nombreux projets en vue pour Anaplan. Ils incluent la planification de scénarios pour différents modèles de rémunération, ainsi que la planification des ressources.

« Le modèle étant évolutif, nous pouvons analyser nos plans de recrutement de façon beaucoup plus fine. Ceci aurait été impossible avec de simples feuilles de calcul. Les dépenses liées au personnel représentent la majorité de nos coûts. Par conséquent j’aimerais pouvoir faire des prévisions avec un horizon de deux ou trois ans, prenant en compte les meilleures performances et la capacité de vente afin d’optimiser les décisions de recrutement. »Bryan Bayless, Intel Security

Anaplan – l’organisation

Étant donné sa connaissance des problèmes de sécurité, Intel Security est naturellement très prudent concernant l’introduction de nouveaux systèmes. Par conséquent, M. Bayless et Anaplan
ont dû travailler très dur pour faire accepter le concept d’une
solution Cloud.

Anaplan a également démontré ses capacités en tant que fournisseur et sa taille modeste masque une puissance considérable. « Anaplan présente tous les signes extérieurs d’une grande entreprise. Elle traite rapidement les demandes et est visiblement axée sur les solutions plutôt que sur les ventes. En effet, elle ne se précipite pas sur toutes les opportunités pour essayer de vendre plus de produits et de services. Mon équipe ne tarit pas de compliments pour Anaplan et cette entreprise représente l’une des meilleures relations que j’ai eue avec des fournisseurs. »

« Le retour sur investissement est évident. D’ordinaire la rentabilisation d’un projet se mesure en années, mais dans ce cas la mesure se fait en mois sur notre trésorerie. Si vous prenez en compte les ressources qui ne sont plus nécessaires et les coûts informatiques éliminés, le retour sur investissement dépasse les 400 %. »Bryan Bayless, Intel Security 

Cas pratique

• Gestion des objectifs commerciaux
• Gestion de la rémunération des commissions

Défi

Des processus complexes de gestion des objectifs commerciaux de rémunération reposant sur plus de 40 bases de données et feuilles Excel® indépendantes. Difficulté de consolidation des données, vérification et approbation des commissions dans des délais raisonnables.

Solution

Remplacement des feuilles de calcul et des bases de données par un unique modèle de données dans Anaplan. Libre-service. Le service finances et un architecte solution d’Anaplan ont conçu, réalisé et testé un modèle en quelques semaines. Anaplan permet maintenant à différents pays de travailler en même temps sur le même modèle de données, qui est mis à jour instantanément.

Vue d’ensemble des résultats

• Retour sur investissement de 400 % mesuré en mois sur la base des transactions.
• Remplacement des feuilles de calcul de l’entreprise et des 40 bases de données.
• Mise à jour en temps réel des modèles éliminant le processus de consolidation.
• Fort taux d’adoption par l’équipe.