Bénéfices de la digitalisation du processus d’élaboration budgétaire via la mise en œuvre d’Anaplan

Leader de la promotion immobilière privée en France et en Europe, Bouygues Immobilier, développeur-opérateur urbain, développe pour ses clients des projets immobiliers résidentiels, tertiaires et commerciaux. Le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 2,6 milliards d’euros en 2018.

Bouygues Immobilier vend 15 000 logements par an en France et en Europe, une volumétrie peu importante, mais avec un process complexe. La problématique de la planification financière revêt pour le Groupe une importance particulière.

Après avoir mis en place un nouvel ERP (Enterprise Resource Planning) et voulant moderniser son processus de planification, Bouygues Immobilier a retenu la solution Anaplan en octobre 2016.

Pilotage de la perfromance Vs Production de données

« Nous voulions non seulement améliorer la qualité de nos prévisions mais aussi que nos contrôleurs de gestion se consacrent davantage au pilotage de la performance qu’à la production de données », se souvient Nicolas Weidenmann DAF adjoint chez Bouygues Immobilier. Les contrôleurs de gestion accomplissent un grand nombre de tâches administratives chez Bouygues Immobilier – s’assurer par exemple que toutes les autorisations ont été obtenues avant de passer un certain nombre d’actes qui engagent la société. Deuxième objectif souligné par Nicolas Weidenmann, « gagner en productivité et en fiabilité ». Il s’agissait également d’« être capable de procéder à des changements d’hypothèses beaucoup plus rapidement que le Groupe n’avait l’habitude de le faire ».

Nicolas Weidenmann souligne la particularité de la problématique à laquelle le Groupe est confronté pour son activité logement, représentant environ 75% de son chiffre d’affaires : « Les opérations immobilières que nous avons à gérer sont aussi bien les opérations à l’étude que les opérations en cours et les opérations pour lesquelles nous assurons le service après-vente pendant dix ans, autant de situations que nous devons modéliser ». Et d’attirer l’attention sur une spécificité du métier de Bouygues Immobilier,« la reconnaissance du revenu à l’avancement du chantier » alors que les « opérationnels ont, eux, un budget pour l’ensemble du chantier qui s’étend sur plusieurs exercices ». De plus, comme Bouygues Immobilier fait partie d’un groupe coté en Bourse, les données financières doivent être présentées sur une base trimestrielle. « Grâce à Anaplan, nous pouvons transformer un budget qui s’étend sur plusieurs exercices ou sur plusieurs années (par exemple pour la partie commerciale) en un budget par exercice et par trimestre », se félicite Nicolas Weidenmann.

Processus harmonisé et calculs instantanés pour plus de fiabilité

Avant Anaplan, les contrôleurs de gestion de Bouygues Immobilier étaient confrontés à de nombreuses difficultés quand le processus de planification reposait sur Excel : « nécessité de tout saisir à la main, difficulté de la consolidation (au niveau de l’agence, de la région, du métier logement, de la direction générale), contrôles et vérifications pour éliminer les erreurs, perte de temps énorme ». « Avec Anaplan, nous n’avons pas à effectuer de ressaisies puisque nous venons récupérer les données du réel dans notre outil et nous avons une méthode de travail unifiée pour l’ensemble de la France », explique Nicolas Weidenmann. « Tous nos collaborateurs obéissent à la même logique. Les procédures sont transparentes et les calculs sont instantanés ».

Qu’une donnée change comme une modification d’un plan local d’urbanisme (PLU) ou un retard dans l’obtention d’un permis de construire, l’outil Anaplan permet de remettre à jour tous les étages intermédiaires de consolidation. Et Nicolas Weidenmann de conclure en insistant sur « la rapidité et la simplicité de l’analyse et de l’agrégation multidimensionnelles » auxquelles il est possible de procéder, ainsi que sur la fiabilité des résultats.

Carine Beddedrine, Chargée d’étude à la direction Financière chez Bouygues Immobilier, a mis en place l’outil Anaplan dans le Groupe après une mise en concurrence de trois autres éditeurs. Découverts lors de cet appel d’offre, les avantages de la plateforme sont éloquents : « qualité du moteur qui effectue les calculs en temps réel, consolidation des différents programmes immobiliers, analyse très fine de rentabilité par tranche, par lot, par bâtiment vendu, simplicité de programmation, solution moderne évoluant constamment ».

Parmi facteurs clés du succès et les prérequis, Carine Beddedrine recommande « de ne surtout pas négliger la qualité des données intégrées dans Anaplan, d’impliquer les futurs utilisateurs pour accompagner le changement et pour être sûr que l’ergonomie envisagée leur correspond ». « Anaplan est une solution qui se construit au fur et à mesure », signale Carine Beddedrine. D’où la mise en œuvre d’un centre de compétence en charge de la formation, de l’assistance et de l’accompagnement des 70 utilisateurs de la solution Anaplan. Aujourd’hui, l’ambition de Bouygues Immobilier est de « faire d’Anaplan l’outil principal de la filière gestion et contribuer à la transformation de ses métiers, développer le mode collaboratif dans l’entreprise autour du partage des données, passer moins de temps à vérifier ce qui remonte du terrain, améliorer la transparence et la traçabilité des données ». Autant de bénéfices qui donnent au Groupe, les moyens de « se concentrer sur la performance économique » conclut Carine Beddedrine.