IFRS 16 : Contrats locatifs, bien se préparer aux nouvelles normes comptables

Différents changements radicaux apportés à la façon dont sont comptabilisés les actifs en location vont amener les entreprises à prendre certaines mesures bien plus tôt que prévu.

Ces nouvelles règles, dont l’entrée en vigueur est fixée au 1er janvier 2019, vont en effet obliger les entreprises à inscrire au bilan la valeur des contrats de location en tant que passif. Pour anticiper l’impact de cette nouvelle norme sur les comptes consolidés et réaliser des comparaisons par rapport à l’exercice precedent, les entreprises devront être prêtes dès le 1er janvier 2018.

L’incident Borders

L’origine de la nouvelle réglementation remonte aux problèmes rencontrés en 2011 par la chaîne de libraires Borders qui, à l’époque, cherchait de nouveaux financements auprès d’investisseurs, mais sans révéler le montant du passif associé à ses contrats de location.

À la mise en faillite de Borders, il s’est avéré que ces contrats totalisaient quelque 2,8 milliards de dollars non-inscrits au bilan, soit environ sept fois la dette déclarée de l’entreprise.

Publiée sous l’appellation IFRS1 16, cette règle a été élaborée par l’IASB2 en vue d’une application homogène au niveau international. Cette évolution devrait permettre aux investisseurs d’évaluer les performances financières d’entreprises cotées en bourse par rapport à celles d’autres entreprises à travers le monde, à périmètre comparable.

Plus précisément, dans le cas des sociétés d’investissement immobilier cotées (REIT3), la norme IFRS 16 (ainsi que FASB ASC 842 aux États-Unis) impose aux preneurs (lessee) un modèle comptable unique qui les oblige à gérer en permanence un inventaire des biens en location, à comptabiliser les actifs et les passifs, à inscrire au bilan les droits d’utilisation (actifs) ainsi qu’à publier d’autres informations supplémentaires.

Augmentation accrue des tâches administratives

Ces changements sont susceptibles d’augmenter sensiblement la charge de travail administrative des entreprises jusqu’à la date limite du 1er janvier 2019. Le détail des contrats de location (baux) est souvent stocké sous forme imprimée, ce qui signifie que les données devront d’abord être extraites, puis saisies dans des applications financières pour y être traitées.

Dans le cas de grandes entreprises comme celles du CAC 40, il s’agit d’une tâche considérable et les montants correspondants à inscrire peuvent se chiffrer en milliards de dollars. Des milliers de baux devront être passés au peigne fin, et les détails pertinents ajoutés aux bilans. Concernant les petites entreprises, cette tâche sera forcément moins importante, mais les exigences seront les mêmes. Les détails correspondants à tous les contrats de location « hors livre » devront être portés au bilan en tant que passif.

Cette norme introduira une volatilité sans précédent dans les états financiers, les passifs de location-financement (lease liabilities) et les charges locatives (lease expenses). Lorsque des contrats de location clés sont renouvelés ou remplacés, le passif augmentera du jour au lendemain et les intérêts débiteurs au fil des années suivantes.

En modélisant votre portefeuille avec Anaplan et en anticipant le renouvellement ou le remplacement de la plupart des contrats de location (il est également possible de ne pas renouveler des contrats individuels), vous verrez quel sera l’impact de la norme comptable au fil du temps. Ce qui vous permettra de prendre sans attendre les décisions qui optimiseront ultérieurement votre situation financière et la communication de vos comptes.

Améliorer la transparence

Par nature, les nouvelles exigences portant sur la façon dont les contrats de location sont portés au bilan seront un gage de transparence accrue pour les entreprises et les investisseurs. Elles permettront d’éliminer les hypothèses jusqu’alors de rigueur pour évaluer les obligations liées aux contrats de location.

Ces changements faciliteront également les comparaisons entre les entreprises qui ont choisi la location de certains actifs et celles qui ont privilégié l’acquisition. Il est peu probable qu’elles modifient leur stratégie, mais la lecture de leurs livres sera plus claire.

« Anaplan aide les entreprises à réduire les tâches administratives et limiter les risques de non-conformité en mettant à leur disposition une plateforme d’intégration et d’agrégation des données qui expose les informations issues de systèmes multiples », a commenté Edouard Fourcade, Managing Director Anaplan EMEA. « Nous accompagnons déjà un certain nombre d’entreprises en Europe et dans le monde entier et les aidons à se conformer aux nouvelles normes ».

Une échéance qui approche

Si les nouvelles règles ne sont pas obligatoires avant janvier 2019, les entreprises doivent se préparer en amont. Dans de nombreux cas, elles sont tenues d’établir des comparaisons par rapport à l’exercice précédent, de sorte qu’un système permettant d’inscrire au bilan les détails relatifs aux obligations locatives doit être en place d’ici au 1er janvier 2018. En résumé, les préparatifs doivent débuter le plus tôt possible.

Dans leur grande majorité, les entreprises sont conscientes de ces changements, mais rares sont celles à avoir lancé le chantier nécessaire pour assurer leur mise en conformité. Les équipes Finances devront redoubler d’efforts pour localiser les informations demandées et les intégrer dans les systèmes financiers.

Il convient également de veiller à ce que les bonnes informations soient saisies au format qui convient. L’équipe Finances doit porter au bilan la totalité des actifs locatifs et des passifs de location-financement, ainsi que comptabiliser la dépréciation de ces actifs et les intérêts y afférents.

Les équipes devront indiquer le montant versé pour la partie principale du contrat de location au sein des activités de financement et le montant des intérêts payés dans la déclaration du flux de trésorerie.

« Sur sa plateforme Apphub, Anaplan peut d’ores et déjà proposer à ses clients des solutions développées par des partenaires tels que Reportwise », ajoute Edouard Fourcade. « Ces solutions éprouvées aideront les clients à comprendre comment la nouvelle norme comptable applicable aux contrats de location s’applique à leur portefeuille et, par la suite, à tout changement apporté à leurs métriques clés. »

Recours à une expertise extérieure

L’augmentation considérable de la charge de travail induite par ces nouvelles dispositions exercera une pression sur les équipes Finances qui, du moins à court terme, devront être épaulées par des ressources supplémentaires, les feuilles de calcul ne constituent pas la solution idoine pour cette opération.

« Nos applis simplifient déjà le processus en aidant les entreprises à se concentrer sur les changements requis par la nouvelle norme IFRS 16 », poursuit Edouard Fourcade. « Nos solutions prédéfinies peuvent être facilement téléchargées et appliquées aux données avant d’être personnalisées par l’entreprise, si nécessaire. »

En fait, pour que les processus et systèmes soient effectivement en place avant la date butoir du 1er janvier 2019, la plupart des entreprises devront solliciter le concours d’experts externes. Cette approche peut faciliter le processus d’extraction des données tout en veillant à leur saisie correcte dans les dossiers financiers.

Une fois les données saisies, des logiciels se chargeront de rationaliser les rapports en cours et d’assurer la conformité aux nouvelles règles en vigueur.

En sollicitant dès à présent les conseils et l’assistance d’un expert externe, et en déployant des outils logiciels efficaces, les entreprises peuvent éviter toute précipitation et se placer dans des conditions optimales pour assurer leur conformité avant la date fatidique du 1er janvier 2019.

Vous souhaitez en savoir plus ?

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1 IFRS (International Financial Reporting Standards) : norme internationale d’information financière

2 IASB (International Accounting Standards Board) : normalisateur comptable international

3 REIT : Real Estate Investment Trusts