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    La mise en place du rolling reforecast

    Richard Barrett

    Expert dans le domaine du logiciel financier, Richard Barrett a passé la moitié de sa carrière à travailler avec des entrepreneurs pour optimiser la valeur de leurs entreprises, et l’autre moitié en occupant des rôles commerciaux pour les multinationales qui ont finalement acquis ces petites entreprises. Son expérience s’étend à des entreprises de toutes tailles spécialisées dans les équipements sportifs, services de livraison, assurances et, durant les deux dernières décennies, logiciels financiers. Il a commencé à s’intéresser à la gestion des coûts et au « driver-based planning » dans la fin des années 1980, les a enseignés, écrit des articles au Chartered Institute of Management Accounting au Royaume-Uni et a terminé sa carrière en les marketant au sein d’ALG Software, de BusinessObjects et de SAP. Entrez en relation avec Richard.

    Dans la première partie de cette série d’articles, j’indiquais que, même s’il a été prouvé que le rolling reforecast permet d’améliorer la précision des prédictions et l’agilité des entreprises, seule une société sur trois fait appel à cette technique. Dans cette partie, je signalais également les raisons sous-jacentes de ce phénomène. Dans la seconde partie, j’indiquais que l’adoption d’une approche de planification basée sur les facteurs de croissance est essentielle pour mettre en œuvre un rolling reforecast. Je répertoriais également les compétences importantes requises pour mettre en place ce processus dans le cadre d’une solution de planification et de budgétisation d’entreprise. Dans cette partie, la dernière, je pars du principe que vous disposez des logiciels et des soutiens structurels adéquats pour adopter cette pratique, et je vous fais part des méthodes de mise en place du rolling reforecast utilisées par les entreprises que j’ai observées.

    Coordination du rolling reforecast avec d’autres cycles de planification

    Les rapports de fin de mois doivent impérativement être bouclés avant que le reforecast puisse avoir lieu. Cependant, il est également important de synchroniser le cycle de révision des prévisions interne à l’entreprise avec d’autres cycles répétitifs de planification commerciale et opérationnelle pour garantir que les données les plus récentes soient disponibles.

    Aider les contributeurs à se concentrer sur le court terme

    Les contributeurs doivent mobiliser leurs efforts sur l’analyse des variations récentes pour tenter de comprendre leurs origines, ce qui constitue une tâche relativement simple dans le cadre d’un modèle basé sur les facteurs de croissance. Leurs prévisions doivent se focaliser sur le futur proche. Ils passeront ainsi la plus grande partie de leur temps à mettre à plat les prévisions de périodes qu’ils ont déjà analysées plutôt que de s’attaquer aux nouvelles périodes ajoutées en fin d’exercice. Ces dernières sont en effet beaucoup plus incertaines et par conséquent plus sujettes aux erreurs prévisionnelles.

    Il peut être utile d’utiliser différents coloris pour remplir les cellules des six dernières colonnes d’une prévision continue sur 18 mois. Vous pouvez également les remplir automatiquement à l’aide d’algorithmes prédictifs qui projettent les tendances sur les 12 prochains mois de la prévision.

    Une conception visant la rapidité

    Parce qu’ils n’ont pas besoin de reprendre leurs tableaux de planification, les contributeurs s’apercevront vite de la rapidité du processus de mise à jour du modèle de prévision tirant partie des moteurs de croissance. En effet, il est important que l’intégralité du processus prenne peu de temps. Si vous mettez en place un rolling reforecast par trimestre, le cycle doit être hebdomadaire. Si les révisions de prévision ont lieu tous les mois, la durée du cycle doit être de deux ou trois jours, pas plus. Les contributeurs ne doivent pas intervenir avant que les données de croissance qu’ils utilisent soient mises à jour en amont. Pour travailler dans des délais si courts, il faut identifier l’ordre exact dans lequel chaque contributeur doit accéder au modèle et créer un processus et des alertes conçus dans un esprit de rapidité.

    Lorsqu’ils ont reçu l’alerte les invitant à consulter et mettre à jour leurs données, les contributeurs doivent absolument passer le moins de temps possible à saisir leurs données. Pour compléter le cycle entier de reprévisions en 48 heures, chaque contributeur doit disposer d’un créneau de 3 ou 4 heures maximum. Les contributeurs peuvent facilement consulter et mettre à jour leurs données sur leurs périphériques mobiles. S’ils ne parviennent pas à soumettre leurs prévisions révisées dans les temps, vous avez deux options. Vous pouvez demander à leur responsable d’intervenir, ou vous pouvez recalculer leur temps d’intervention dans le modèle. Ces deux options peuvent être intégrées au processus en vue de l’accélérer sans avoir à exercer une surveillance permanente.

    Une intervention minimale

    Lorsqu’un contributeur ne dispose que de quelques heures pour consulter et mettre à jour une prévision, il doit concentrer son attention sur les données les plus importantes. Il s’agira avant tout des moteurs de croissance et des coûts de production qui exercent un impact sur les dépenses par poste (variable principale) et autres dépenses importantes, notamment le budget marketing. Quel que soit l’endroit où ces données apparaissent sur le plan de comptes standard, il est plus facile de se concentrer sur ces éléments clés s’ils s’affichent dans un volet distinct, avec les données réelles, les prévisions précédentes et les résultats des calculs fondés sur des règles. Cette technique permettra aux contributeurs de gagner en productivité car ils pourront procéder à leur traitement de données et à leur calcul d’hypothèses dans une seule et même vue.
    D’autres facteurs permettent d’augmenter la productivité : l’utilisation d’outils prédictifs faciles à utiliser et l’automatisation de la propagation des valeurs d’ordre élevées dans une dimension à l’aide d’un algorithme basé sur des moyennes.

    Un processus répétitif et cohérent

    Tout processus commercial irrégulier engendre une perte de temps et un risque d’erreurs. Lorsque vous avez identifié et configuré un processus permettant le traitement mensuel de votre reforecast, automatisez-le pour en garantir l’efficacité. De cette manière, les contributeurs l’intégreront rapidement à leur cycle de tâches mensuelles et accéléreront la révision et la mise à jour de leurs prévisions.

    En mettant en œuvre un rolling reforecast, l’entreprise gagnera en agilité et alignera ses capacités opérationnelles en fonction de la fluctuation de la demande. Les cadres dirigeants disposeront d’une meilleure visibilité de leurs performances financières futures. Ils pourront ainsi offrir au marché des directives plus fiables et réduire les risques de ne pas atteindre les objectifs trimestriels. Les analystes des marchés valorisent davantage les entreprises qui fournissent des résultats prévisibles. L’objectif de l’opération est donc de réévaluer le prix des actions afin de fournir un avantage réel aux investisseurs. Avec le rolling reforecast, tout le monde est gagnant !