LaFourchette affine ses prévisions mensuelles grâce à Anaplan

Pour toute organisation en pleine croissance, les processus FP&A doivent être réinventés grâce à des outils flexibles et performants.

Avec une croissance très rapide, LaFourchette a vu l’outil utilisé pour les forecasts atteindre ses limites. L’équipe du service FP&A (Financial planning and analysis) a décidé de le remplacer par Anaplan et de se l’approprier pour maîtriser complètement la construction des modèles budgétaires.

Chez LaFourchette, le service FP&A (Financial planning and analysis) ne compte que quatre personnes à Paris et supporte l’ensemble du groupe. « Nous réalisons des prévisions mensuelles et nous récupérons les données avec un très haut niveau de détail », explique Chris Bourdeu, directeur FP&A. L’entreprise croît très rapidement et l’outil utilisé, avec plus de 500 drivers, avait atteint ses limites. « Nous en sommes arrivés à un point où la taille du modèle était devenue trop importante, et nous avons dû diviser ce modèle en trois fichiers Excel. Dès que l’on modifiait l’un de ces fichiers, cela avait des répercussions sur les autres. Nous avons réalisé une macro qui synchronisait les trois fichiers. Cependant, à chaque fois, il fallait dix à quinze minutes pour faire tourner cette macro. Cela nous faisait perdre beaucoup de temps. »

Le changement d’outil est devenu obligatoire et le processus de sélection est mené avec beaucoup de rigueur. En tant que filiale du groupe TripAdvisor, LaFourchette ne pouvait pas jouer l’exception française. Effectué avec Accenture, le diagnostic de l’ancien outil a précédé une analyse du marché. « Nous avons opté pour Anaplan pour plusieurs raisons, poursuit Chris Bourdeu. Il nous fallait une solution flexible que l’on puisse mettre à jour nous-mêmes. Nous voulions avoir la main sur la construction, ce qui n’était pas le cas pour des produits concurrents. Même si nous avons une appétence pour la technique, nous ne sommes pas des développeurs. Et nous voulions pouvoir répliquer facilement notre modèle dans le nouveau système ».

Un accès à Anaplan ouvert graduellement aux managers

La formation en ligne de trois jours s’est révélée largement suffisante pour commencer à écrire des formules et à modéliser, mais pas pour assurer l’autonomie de l’équipe dans la construction complète d’un modèle. L’équipe se fait accompagner par Atkan, un partenaire certifié d’Anaplan, pour construire les premiers modèles. Puis elle décide rapidement de prendre elle-même en main la construction de tous les modèles, toujours avec l’appui d’Atkan.

Le premier sprint fait l’objet d’un vrai investissement en temps. « Pendant deux semaines, nous avons fermé les portes pour nous consacrer complètement à ce premier sprint avec Atkan », explique Chris Bourdeu. Après une pause dans le développement due au budget à boucler, la solution est prête pour début 2018.

Le déploiement et les tests n’ont demandé que peu de conduite du changement. L’équipe de Chris Bourdeu était la première concernée et le modèle apportait beaucoup de confort. Pour les interlocuteurs extérieurs, le changement s’est effectué en douceur. Les premiers mois, les forecasts d’Anaplan sont repris sous Excel avant l’envoi aux managers. Puis l’accès à Anaplan est ouvert graduellement, accompagné d’un peu de gestion de changement.

Pour réussir son projet, Chris Bourdeu conseille d’avoir un « blueprint » clair et propre de ce que l’on veut construire, au moins pour le premier modèle. Une fois l’équipe à l’aise, il est possible d’envisager de construire un modèle depuis une feuille blanche dans Anaplan. Il faut également savoir se libérer du temps pour s’entraîner et gagner petit à petit en vitesse. Chris Bourdeu souligne enfin l’importance du processus de choix du partenaire. « Nous avons choisi un petit cabinet, plus agile qu’un grand. Les consultants étaient disponibles, assis dans une même salle. Cela était important pour nous de rester maîtres de la solution et du timing. »