Cas Client — EAT

La chaîne de sandwicherie britannique EAT a choisi Anaplan pour améliorer la précision de ses prévisions et optimiser la gestion de ses effectifs.

Introduction

Basé à Londres, la chaîne de sandwicherie EAT a été créée en 1996 avec l’ambition de proposer des repas, des soupes et du café en alliant un haut niveau de qualité et des prix raisonnables. Aujourd’hui, la société compte plus de 100 magasins à travers le Royaume-Uni, et enregistre une croissance importante, prévoyant de doubler de taille au cours des trois prochaines années. En 2012, sous la direction de son directeur financier Strahan Wilson, EAT a fait appel à Anaplan pour remplacer son processus de planification financière et de reporting de type tableur par un système collaboratif centralisé.

« Les résultats enregistrés dans nos magasins mettent en lumière une augmentation des ventes, une productivité accrue et une meilleure distribution des profits. Et si vous mesurez ne serait-ce qu’un pourcentage minime de ces résultats par rapport au coût d’Anaplan, le retour sur investissement est réellement très bon », Strahan Wilson, directeur financier de EAT.

Avant Anaplan

Avant de déployer Anaplan, EAT gérait ses processus de planification au moyen de plusieurs dizaines de feuilles de calcul statiques et déconnectées les unes des autres.

« Notre configuration pré-Anaplan était un cauchemar classique peuplé de feuilles de calcul », se souvient le directeur financier de EAT. « Je pense que nous utilisions au total 27 feuilles de calcul à peine reliées les unes aux autres et qui étaient utilisées dans nos trois horizons de planification ». Ces feuilles de calcul servaient au processus trimestriel de gestion de la planification des magasins, au processus annuel de planification métier et au cycle de planification stratégique de trois ans. « Ces trois processus employaient leur propre série de feuilles de calcul et étaient totalement déconnectés les uns des autres. De plus, leur configuration et leur maintenance impliquaient des efforts herculéens. Un vrai cauchemar ! »

Ces processus obsolètes ont littéralement démoralisé le service financier, qui passait bien trop de temps à démêler les données des feuilles de calcul du cycle de planification précédent pour préparer le cycle suivant, au lieu de se concentrer purement et simplement sur les tâches d’analyse.

« Nous étions en permanence confrontés à des tâches de planification interminables et hautement manuelles », rappelle Strahan Wilson. « L’équipe Finances les redoutait en raison du surcroît de travail sur les feuilles de calcul et du décorticage des données enregistrées précédemment. Il était évident que pour agir comme un partenaire au lieu de simplement générer des chiffres destinés aux autres fonctions métier, il nous fallait absolument prendre les choses en main. »

« Anaplan est excellent, très réactif, axé sur les clients avec une base solide en planification. Cette société comprend les défis auxquels nous sommes soumis et est en mesure d’adapter sa technologie en conséquence afin de les résoudre. »
Jared Waterman, Directeur de la Planification et Analyse Financière

Bien choisir une solution de planification

Pour EAT, l’évolutivité représentait le principal critère d’amélioration ; il était indispensable de mettre en œuvre un système capable d’évoluer facilement et à moindre coût, ainsi que de suivre l’évolution de l’entreprise au fil du temps.

« Nous avions prévu de nous développer au cours des trois années à venir, et il était hors de question de mettre en place une solution qui serait soit adaptée au présent mais inadaptée au futur, soit adaptée à l’avenir mais trop chère pour le présent », se souvient Strahan Wilson. « Nous avions besoin d’une solution capable de grandir avec nous, ce qui nous a immédiatement orientés vers le cloud, un environnement où notre modèle pourrait accompagner notre croissance. »

Par ailleurs, le directeur financier de EAT souhaitait trouver une plate-forme permettant à son équipe de maîtriser totalement la situation, sans faire appel à des consultants extérieurs ni recourir au service IT.

« L’installation de nombre des solutions de planification que nous avons examinées exigeait un soutien externe conséquent », précise Strahan Wilson. « Nous ne savions pas quel serait notre volume d’activité trois ans plus tard, ni ce que représenterait l’ajout d’une centaine de magasins. Nous voulions une solution capable de répondre à nos interrogations sur ces deux plans. À mon avis, Anaplan occupe une position unique sur le marché en raison de sa facilité d’utilisation par un utilisateur qui ne dispose pas de connaissances informatiques. Son interface est très proche d’Excel, et à ce titre, très facile à utiliser par les services Finances. En bref, nous pouvions nous l’approprier et l’utiliser indépendamment de l’orientation suivie par notre entreprise.

Mise en œuvre et déploiement

Avec Anaplan, EAT a fait ses premiers pas sur le cloud, avec à la clé une agréable surprise liée à la rapidité et à la facilité avec laquelle cette application a pu être déployée par rapport aux précédentes solutions sur site.

« C’est la troisième fois que je mets en œuvre une solution de planification et c’est de loin la plus simple, dans la mesure où vous n’avez pas de problème au niveau matériel. Il suffit littéralement de l’activer et c’est parti ! Vous pouvez démarrer avec une solution simple et peu coûteuse en termes d’espace nécessaire. Ensuite, à mesure que votre modèle métier se développe et que vos besoins évoluent, il vous suffit de passer à la vitesse supérieure en payant pour ce dont vous avez effectivement besoin. »

Avantages

« La mise en œuvre d’Anaplan a été une bénédiction pour la fonction Finances de EAT. Au lieu d’attendre la fin de chaque trimestre ou de chaque année en se disant : « bon, voyons ce qui a changé par rapport à la dernière fois », nous travaillons en temps réel. Nous suivons en permanence l’impact des changements qui se produisent au niveau de l’entreprise. De plus, dans la mesure où nous avons défini un modèle intégré sur trois ans, ces changements sont pris en compte “en cascade”. »

La possibilité de modéliser au jour le jour l’impact des changements métier avec efficacité et précision, ainsi que leurs répercussions pour l’avenir de l’entreprise, a eu des conséquences considérables sur la façon dont EAT aborde le processus de planification et ses opportunités.

« Nous pouvons savoir quel sera, en 2017, l’impact des décisions que nous prenons aujourd’hui », a se félicite Strahan Wilson. « C’est extrêmement utile, non seulement pour l’équipe Finances proprement dite, mais également pour nous, en tant que dirigeants, car nous pouvons dire « effectivement, le fait que nos marges aient progressé de xx % par rapport à la semaine dernière se traduira par X millions de livres d’ici trois ans ». C’est un immense avantage pour la gestion des changements. Ce qui ressemble à un changement mineur aujourd’hui peut avoir des répercussions significatives sur la rentabilité à long terme. »

Le niveau de transparence quant à l’utilisation efficace des effectifs compte parmi les avantages rapidement visibles de la mise en œuvre d’Anaplan.

« C’est avant tout sur le plan du déploiement de notre main d’œuvre que les améliorations sont les palpables », insiste Strahan Wilson. « Historiquement, parce qu’il s’agissait simplement d’une variable parmi un millier d’autres dans une feuille de calcul, nous n’avions jamais réellement cherché à savoir combien de personnes étaient déployées dans nos magasins à un moment donné. Mais dans la mesure où Anaplan traite les données en toute transparence, nous avons pu accéder à cette information en nous appuyant sur des indicateurs de performance clés (KPI) et effectivement identifier, en fonction des produits, le nombre de personnes nécessaires, au lieu de simplement nous appuyer sur un pourcentage fixe pour décider que tel restaurant fonctionnera avec ce pourcentage. Si vous trouver un restaurant de la chaîne EAT où le temps d’attente est plus court et le service plus performant, c’est tout simplement parce qu’Anaplan sait combien d’employés doivent y travailler à ce moment précis. »

Strahan Wilson souligne que depuis la mise en œuvre d’Anaplan, son enseigne a enregistré des augmentations significatives de la productivité et de l’efficacité d’un bout à l’autre de l’entreprise, avec à la clé un impact financier positif et significatif.

« Les résultats enregistrés dans nos magasins mettent en lumière une augmentation des ventes, une productivité accrue et une meilleure distribution des profits. Et si vous mesurez ne serait-ce qu’un pourcentage minime de ces résultats par rapport au coût d’Anaplan, le retour sur investissement est réellement très bon », Strahan Wilson, directeur financier de EAT.

Et maintenant ?

Grâce à l’impact significatif d’Anaplan sur le processus de planification financière et sur la base des enseignements tirés des nombreux scénarios d’utilisation correspondant aux applis proposées sur la plateforme App Hub d’Anaplan, Strahan Wilson envisage de déployer Anaplan dans d’autres services de l’entreprise.

« Nous souhaitons placer Anaplan au cœur de notre processus décisionnel », déclare Strahan Wilson. « Il est clair aujourd’hui, cette application a trouvé sa place dans le domaine financier ; cet outil est utilisé par l’équipe Finances pour mieux comprendre les décisions que nous prenons, mais étant donné qu’il touche des domaines de plus en plus éloignés de cette fonction et que nous souhaitons étendre son rayon d’action, nous l’avons présenté aux équipes en charge des Opérations, des RH, du Marketing et de la gestion des équipes. Toutes ont saisi les possibilités qu’Anaplan peut apporter à leur propre univers. Ainsi, Anaplan cesse d’être un outil purement financier pour devenir une solution d’aide à la décision pour l’ensemble des utilisateurs métier. »

Grâce à Anaplan, l’équipe Finances de Strahan Wilson a été libérée du « cauchemar des feuilles de calcul », et peut à présent agir en tant que partenaire stratégique, en s’appuyant sur des données en temps réel.

« Historiquement, nous consacrions plus de 30 % de notre temps à la planification. Quand on passe autant de temps à essayer de jouer avec les chiffres, il ne vous reste tout simplement pas beaucoup de temps pour faire autre chose. Anaplan a concrètement réduit le temps consacré à la planification. Mieux encore, les informations qu’offre cette solution au cœur du processus de planification nous aident à comprendre les conséquences des décisions que nous prenons aujourd’hui à tous les niveaux de l’entreprise. C’est ainsi que le service Finances peut collaborer avec le reste de l’entreprise et soutenir notre plan de croissance », a conclu Strahan Wilson.

Cas d’utilisation
  • Budgétisation, planification et prévisions
Le challenge
  • Un processus de planification manuel et complexe qui couvre plusieurs régions et est administré au moyen de dizaines de feuilles de calcul indépendantes
  • L’équipe Finances consacrait 30 % de son temps aux cycles de planification
  • La chaîne de restaurants avait besoin d’un processus de planification rapide et évolutif pour maximiser sa croissance sans augmenter ses effectifs.
La solution
  • Création d’un référentiel de données unique, au sein d’Anaplan
  • L’équipe Finances gère elle-même son environnement, sans recourir au service IT ni à des consultants externes
En bref
  • Un modèle de planification de trois ans précis et fonctionnant en temps réel
  • Possibilité de visualiser en temps réel l’impact futur de la croissance actuelle et des changements apportés aujourd’hui
  • Une meilleure maîtrise du déploiement de la main d’œuvre
  • Augmentation des ventes, productivité accrue et meilleure distribution des profits
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