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Anaplan facilite la planification stratégique des effectifs dans une société de cloud computing en pleine expansion

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Introduction

Une société de cloud computing en pleine expansion a contacté Anaplan pour lui présenter ses préoccupations. Cette société est spécialisée dans l’offre des outils nécessaires aux organisations pour collaborer et communiquer avec leurs clients et leurs collaborateurs. Renommée pour ses solutions CRM, elle continue d’étendre sa gamme de produits dans différents secteurs, avec des solutions collaboratives et connectées. La société connaît un fort taux de croissance à l’international, elle est leader mondial sur son secteur d’activité. En conséquence, il est plus que jamais essentiel que la Direction se concentre sur la planification des effectifs et de la masse salariale comme un moyen de se préparer pour l’avenir.

L’équipe de planification stratégique de l’entreprise concentre ses efforts sur l’optimisation des ressources humaines, et veille à ce que les objectifs stratégiques et organisationnels de l’organisation soient atteints aujourd’hui et à l’avenir. Ils sont chargés de coordonner une importante initiative axée sur les données afin de comprendre leurs besoins en ressources, d’identifier les moyens pour répondre aux attentes, et d’aligner leur production avec les objectifs commerciaux à l’échelle de l’entreprise.

La Directrice de la planification stratégique gère le groupe d’analystes financiers en charge de fournir à la direction l’information nécessaire à la prise de décisions essentielles concernant la planification des effectifs. L’équipe synthétise les données provenant de diverses sources au sein de l’organisation afin de fournir des rapports ad-hoc et détaillés aux cadres dirigeants.

L’enjeu commercial

« L’équipe pourrait faire face à des questions allant de “à quel niveau hiérarchique se trouvent les employés en Suisse ?” à “avons-nous la pyramide de collaborateurs appropriée de sorte que les gens puissent progresser au sein de l’organisation ?” », explique la Directrice. « Nous travaillons également à mettre en place des scénarios complexes liés aux différentes unités commerciales de l’entreprise ou régions, et nous aidons les décideurs à tous les niveaux pour résoudre les problèmes de planification stratégique. Aucune de ces questions ne pouvaient être résolues en un jour, elles se donnaient lieu à des projets d’une semaine. »

Répondre aux demandes des dirigeants sur la base des tableaux Excel était complexe et fastidieux. L’équipe composée de quatre personnes était chargée de consolider des feuilles de calcul, chacune avec un niveau de détail différent, qu’elles recevaient de 30 personnes. « Quand vous devez respecter un délai, le cadet de vous soucis c’est la gestion de tableaux Excel déconnectés. La gestion hors-ligne des tableaux », précise la Directrice. « Tous les professionnel de la Finance savent bien que vous commencez avec une, deux, trois tableaux de calculs et soudainement vous en avez des centaines. Il est impossible de gérer les rapports de la sorte ».

Pour compliquer encore les choses, dès lors qu’un décideur modifiait sa demande, réclamait un autre niveau d’information ou reformulait la question, l’équipe devait revenir au point de départ. « Chaque fois qu’un dirigeant changeait d’avis, cela impliquait du travail et des heures supplémentaires pour tout le monde », se souvient-elle. « Les personnes en charge des données devaient soumettre à nouveau leurs fichiers Excel et mes équipes en charge de l’agrégation de la données devaient attendre les nouvelles soumissions, les résumer, et recommencer le travail d’analyse. À ce stade, continue-t-elle, les analystes étaient trop fatigués pour penser de manière stratégique. Ils ne pensaient pas au “pourquoi” caché derrière les chiffrres, et c’est justement là que nous aurions pu apporter une réelle valeur ajoutée. »

Souvent, la Directrice se tournait vers le département informatique pour les aider à extraire des données ou pour modifier la hiérarchie ou l’organisation des rapports, une étape du processus qui entraînait des retards supplémentaires. « J’ai dû faire appel à eux trop souvent et c’était vraiment frustrant », ajoute la Directrice. « Les dirigeants veulent voir les données d’une façon particulière, et j’ai été prisonnière de la façon dont nous cherchions des données parmi les diverses solutions. »

Une préoccupation supplémentaire à laquelle l’équipe a dû faire face en travaillant sur un plan d’effectifs était qu’ils ne pouvaient pas compter sur Excel pour faire face à des volumes de données croissants. « Excel plantait », explique-t-elle. « À 50 Mo, les calculs s’arrêtaient. Les dirigeants ont besoin de prendre des décisions rapidement, mais nous n’étions pas en mesure de fournir les données assez rapidement pour répondre à leurs besoins. Même si nous étions disposés à les satisfaire et à les aider à prendre les bonnes décisions, nous ne pouvions pas le faire. »

« Je sais que les calculs sont mis à jour dans Anaplan avec une grande précision. C’est comme si vous exécutiez un système ou un processus tout en restant collaboratif. Il s’agit d’un outil bien plus sophistiqué et avancé que les outils de collaboration cloud tels que Google Docs. »
La Directrice de la planification stratégique

C’est ici qu’intervient Anaplan

« Le Vice-président connaissait Anaplan et suggéra à l’équipe Finance d’essayer Anaplan comme alternative à Excel et à tous les rapports financiers que nous élaborions », se remémore la Directrice. Nous avons déployé Anaplan, et l’impact sur la productivité de l’équipe et la qualité de leur travail fut immédiat.

Charge de travail réduite

« Anaplan a réduit la charge de travail de toute mon équipe. Mes analystes peuvent faire les choses plus rapidement, et cela facilite mon travail », explique la Directrice. « Ils ont les réponses à mes questions avant que je ne les pose parce qu’ils se sont déjà immergés dans les données. Au lieu de se tuer à obtenir des données dans Excel, ils ont le temps de réfléchir aux informations qu’ils recueillent ensemble. »

« Anaplan met en valeur le travail de notre équipe. Il nous rend plus pertinents, car nous sommes capables de travailler plus rapidement. Nous utilisons nos compétences et nos talents pour bien plus qu’une simple collecte et agrégation de données. Il nous donne le temps d’adopter une approche réfléchie. »
La Directrice de la planification stratégique

Plate-forme unifiée

La plate-forme unifiée Anaplan permet d’obtenir ce que la directrice appelle des « feuilles de calcul collaboratives » rassemblant les données des utilisateurs. « Nous n’utilisons plus les multiples et statiques feuilles de calcul Excel. Tous ceux qui contribuent en données à l’équipe utilisent Anaplan en temps réel », souligne-t-elle. « La précision est plus grande et je sais que les calculs sont mis à jour dans Anaplan. C’est comme si vous exécutiez un système ou un processus tout en restant collaboratif. Il s’agit d’un outil bien plus sophistiqué et avancé que les outils de collaboration cloud tels que Google Docs.

D’après elle, Anaplan a supprimé la plupart des charges administratives de la gestion du processus. « Anaplan m’indique qui a mis à jour les informations ; il n’y a donc plus besoin d’ouvrir Outlook et de rechercher des pièces jointes à un message. Il me suffit de consulter Anaplan pour voir si une personne a soumis des mises à jour », se réjouit-elle. « J’effectue un travail à plus forte valeur ajoutée qui profite à la société. Au lieu de courir après les feuilles de calcul, les modèles, etc., je peux m’attaquer aux problèmes de fond. »

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Indépendance vis à vis de la DSI

« Je garde le contrôle », affirme la Directrice. « Je n’ai pas besoin d’appeler le support et d’attendre des jours. Je n’ai pas le temps d’attendre ! Grâce à Anaplan, je peux contrôler l’accès en lecture et en écriture pour chaque individu. De plus, tant que je configure les modèles de données correctement, je peux fédérer et confronter les données à l’aide de simples cliquer-glisser. Cela permet de répondre plus facilement aux questions des dirigeants sans avoir à demander de l’aide au département informatique. »

L’équipe peut exécuter des scénarii complexes pour répondre rapidement aux questions qui auraient certainement pris quelques jours dans l’ancien processus. « À présent, un dirigeant peut me demander, « quel serait l’impact si nous réduisions le budget masse salariale du département Marketing ? » et je suis en mesure de lui répondre instantanément. Nous pouvons réaliser le scénario grâce à un modèle qui nous donne le résultat. » La Directrice ajoute : « Nous avons même intégré des boîtes à outils dans Anaplan permettant aux responsables d’exécuter leurs propres scénario.»

Au service de la Direction

Anaplan a réussi à rendre obsolète la lourde tâche qui imposait à l’équipe de récupérer des données dans Excel et de les insérer dans une présentation PowerPointTM de 50 pages, et qui demandait souvent jusqu’à deux semaines de 60 heures de travail. « Grâce à Anaplan, affirme la Directrice, je sais que les données sont correctes et à jour, et je n’ai pas à m’inquiéter du processus ni de la mécanique. Je peux me concentrer sur les commentaires plutôt que sur les chiffres. »

Certains cadres dirigeants préfèrent se connecter à Anaplan à partir de leurs iPad et accéder aux données dont ils ont besoin. « Ils n’ont plus à attendre que je leur fournisse des fichiers Excel et les présentations PowerPoint », poursuit-elle. « Maintenant, ils peuvent tout simplement se connecter à Anaplan à partir de leurs iPad, accéder directement aux tableaux de bord que nous avons créés pour eux, et visualiser les données aussi précisément qu’ils le souhaitent. » Le Directrice ajoute que l’utilisation d’Excel sur l’iPad n’est pas aisée, et que les dirigeants ont par conséquent été satisfaits. « Grâce à Anaplan, ils peuvent faire de la planification stratégique en version mobile ! »

La Directrice affirme : « Anaplan met en valeur le travail de notre équipe. Il nous rend plus pertinents, car nous sommes capables de travailler plus rapidement. Nous utilisons des compétences et des talents pour bien plus qu’une simple compilation de données. Il nous donne le temps d’adopter une approche réfléchie. Une fois que nous avons chargé les données au niveau de détail le plus fin, je n’ai plus à me soucier qu’un dirigeant nous prenne de court. »

Récemment, un dirigeant nous a fait une demande en fin de journée, quelques minutes avant la fermeture des bureaux. « Tout le monde s’attendait à ce que cela prenne des heures », se souvient la Directrice. « Avec Anaplan, le tour était joué en moins d’une heure ! Lorsque nous lui avons remis son rapport, le Vice-président a déclaré : “J’adore Anaplan ! C’est une révolution !” »

Cas d’utilisation
  • Planification des effectifs
Défi
  • Dépendance àvis à vis de l’informatique pour la fédération de données de toute l’organisation
  • Les demandes d’évolution prennent trop de temps
  • .

  • La gestion de l’alimentation en données sur une population de 30 personnes réparties dans le monde entier s’est avérée inefficace.
Solution
  • La solution dans le cloud offre une source de données unique sans nécessiter d’assistance informatique.
  • Les boîtes à outils permettent aux cadres dirigeants d’effectuer des simulations et des analyses en temps réel.
  • La plate-forme unifiée permet la collaboration globale sur des tableaux de calcul partagés.
Survol des résultats
  • Le traitement rapide permet d’analyser facilement les données et de réaliser des agrégations à la demande.
  • La communication et la collaboration sont possibles n’importe où, à tout moment, sur tous les appareils.
  • La réduction de la charge de travail laisse le temps nécessaire à la réflexion stratégique et à l’analyse en temps réel.
  • Les processus de collecte des données, qui prenaient auparavant 120 heures, sont obsolètes.
Social

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