Accélérer son time to value grâce au déploiement agile d’Anaplan
Pour la première fois, la somme des parties fait le total !
Un projet Anaplan se développe vite, très vite. Démonstration ? Lors du Anaplan Hub16, Fouad Afkir, principal Business Partner chez Anaplan et Gabriel Savini, Chef du pôle Appui au Pilotage de la performance chez Enedis, ont présenté le développement de SPOT, un projet destiné à améliorer la cohérence des reportings budgétaires d’Enedis (ex ERDF), développé en trois mois, d’avril à juin 2016.
Pourquoi SPOT ? SPOT signifie « Saisie des prévisions et optimisation des trajectoires ». Avec cet outil, Enedis a pour objectif de réguler l’ensemble des éléments contributifs à l’Ebitda. « Nous voulions des prévisions fiables et surtout cohérentes. En un mot : tuer Excel ! » explique Gabriel Savini. Auparavant, 350 contrôleurs de gestion et 350 comptables, effectuaient les consolidations budgétaires sous Excel. « Nous avions des centaines, des milliers de fichiers Excel qui se promenaient dans des centaines de messageries. Maintenant, nous avons un seul réceptacle d’informations, c’est SPOT ! Le même outil permet de collecter, d’agréger et restituer les infos. »
3 mois pour développer le projet
Le projet a été conduit en 13 semaines. « C’est très court. Le mode agile, c’est concret, c’est pratique, cela permet d’avoir des résultats tout de suite », commente Gabriel Savini. « Comment faire vite et bien ? C’est notre sujet », assure Fouad Afkir. Loin des méthodologies traditionnelles avec lesquelles deux ans sont parfois nécessaires pour obtenir un résultat dans le système d’information, Anaplan propose une méthode agile et simple qui ne dure que quelques semaines, de 3 à 5 mois en général.
Elle repose sur quatre piliers fondamentaux : la modélisation, la qualité des données, la stabilité des besoins métiers, la collaboration. Anaplan est un outil collaboratif. La conduite du changement est un élément crucial. Pour gérer ces points fondamentaux, sept étapes permettent de définir la time-line du projet, le choix des ressources, de former les utilisateurs clefs. Suivent un kick-off du projet qui permet de fixer les enjeux et les objectifs stratégiques, puis une phase de cadrage d’un mois où sont recueillis les besoins. Ensuite s’enchaine une série de « sprints » de 2 à 3 semaines, phases où sont construites, déconstruites, testées, modélisées, les fonctionnalités avant leur déploiement.
L’implication du client, clef de la réussite
Les critères de succès ? « C’est la seule méthode qui embarque les utilisateurs dans la création du modèle », explique Fouad Afkir. Et puis, il faut faire simple, penser simple, maîtriser le périmètre du projet, voir d’abord petit, s’assurer de la réussite, puis monter en compétence.
Aujourd’hui, 25 directions régionales, 8 entités de logistique, des directions nationales… 160 utilisateurs ne jurent plus que par SPOT chez Enedis. « Le sixième jour ouvré de chaque mois, chacun dispose de ses résultats financiers en regard de ses prévisions, et peut visualiser les écarts de périmètre, prix, volume, assure Gabriel Savini. Pas de trou, pas de doublon, la somme des parties fait le total. Pour la première fois, nous sommes sûrs que la somme des budgets fait le budget d’Enedis ».