La société de médias immobiliers en ligne, Zillow Group, a acquis plus d'une douzaine de sociétés, s'est implantée dans plus de 130 zones métropolitaines et a augmenté son chiffre d'affaires à plus d'un milliard de dollars ces dernières années. Cette croissance spectaculaire a rendu très lourde la rémunération des commerciaux de l'entreprise. "Chaque mois, les choses étaient plus complexes qu'elles n'auraient dû l'être", se souvient Karen Han, directrice du service financier des ventes. La plateforme Anaplan a permis de faire face à cette complexité, de prendre des décisions proactives en matière de rémunération et de fournir des informations pour aider les employés à mieux gérer et à être plus performants.
Nous savions qu'il était temps d'automatiser le processus pour que les choses se déroulent plus facilement
Karen Han, Directrice du service des ventes et du financement
L’ancien système de rémunération du groupe Zillow – des processus manuels – ne pouvait pas faire l’affaire. La douleur a été ressentie par les directeurs des ventes, les travailleurs de première ligne et les différents services. Les performances étaient difficiles à suivre et à partager, les données historiques et les analyses étaient difficiles à compiler, et les changements d’employés devaient être saisis manuellement à plusieurs endroits. Au fur et à mesure que de nouveaux produits et de nouveaux secteurs d’activité étaient lancés, les processus inefficaces ne pouvaient tout simplement pas s’adapter.
« Nous savions qu’il était temps d’automatiser le processus pour que les choses se déroulent plus facilement », a déclaré Karen Han, Directrice du service des ventes et du financement.
Le Zillow Group s’est engagé auprès d’Anaplan pour la rémunération incitative, et avec son équipe, Brandon Couch, analyste principal du financement des ventes, s’est mis au travail. Ils ont créé de multiples modèles pour gérer la rémunération, conçu des processus d’intégration avec les systèmes HRIS de l’entreprise et automatisé l’affichage des rapports de rythme et des modules de définition d’objectifs pour les employés de vente. Han et Couch ont également mis au point des formations détaillées et du matériel de référence pour les différents rôles.
Une intégration Cloud to Cloud clé, gérée avec Boomi, se trouve entre l’instance Salesforce de Zillow et son centre de données Anaplan. Les données de transaction, saisies et maintenues dans Salesforce, étaient auparavant mises à jour chaque semaine dans les plans de Zillow. Maintenant, elles sont mises à jour toutes les 20 minutes pour certains groupes. Les employés et les directeurs commerciaux peuvent consulter leurs gains et leurs données de performance en temps réel. Des tableaux de bord en libre-service fournissent instantanément des informations aux parties prenantes dans toute l’entreprise. Des rapports sur le rythme et des capacités de définition d’objectifs aident les employés des ventes à planifier à l’avance. Au final, les employés sont plus heureux et plus productifs et les directeurs commerciaux disposent d’une meilleure vue d’ensemble, tandis que Han et Couch consacrent désormais moins de temps aux tâches administratives et plus de temps aux activités à valeur ajoutée.
« Toutes les parties intéressées examinent maintenant les mêmes données », explique Han. « Personne dans notre équipe ne passe son précieux temps à chercher les bons chiffres ».
Pour Han et Couch, toute solution potentielle devait répondre à quatre exigences : la collaboration, la transparence, l’automatisation et la flexibilité. La collaboration signifiait que les parties prenantes de la direction des ventes, des finances, des ressources humaines, de l’analyse et des opérations commerciales disposaient d’une source centrale de données exploitables qui pouvaient être utilisées pour prendre des décisions plus rapides et plus judicieuses. La transparence signifiait un accès complet aux données actuelles et historiques, avec des contrôles d’accès appropriés. Pour répondre aux besoins d’automatisation, le nouveau système devait calculer avec précision tous les types de plans, les associer aux bons rôles et les acheminer aux bons endroits. La flexibilité signifiait la capacité à soutenir le rythme du changement et l’échelle au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. Seul Anaplan répondait à ces quatre critères.