Un Private Hub autour d’Anaplan en développement chez AXA

Interview de M. Vincent Godemel, responsable du projet de transformation à la Direction Financière du Groupe AXA

Q. Pouvez-vous nous raconter la genèse de ce projet AXA-Anaplan ?

R. Jusqu’en 2014, peu de projets de transformation des activités de planification/budget/contrôle avaient été́ engagés entre la direction financière centrale et les entités locales. Chaque entité́ (ndlr : plus d’une centaine d’entités existantes dans le monde au sein
du groupe AXA) utilisait ses propres outils comme Excel, Access, des outils internes et des applications du marché notamment pour le budgeting forecasting (frais généraux, compte de résultats, calcul de prix de revient…), pour l’allocation des frais généraux (par produit, par branche d’assurance, par réseau de distribution…) et pour de simples besoins de consolidation d’informations financières.

Les entités disposaient donc de modèles et de processus vieillissants et peu réactifs. L’exemple d’AXA UK a d’ailleurs été́ l’un des éléments déclencheurs dans l’adoption d’Anaplan : suite à une rencontre en 2014 avec l’éditeur aux Etats-Unis, ils ont été́ les premiers à mettre en œuvre l’application pour leurs besoins d’élaboration budgétaire des frais généraux. Auparavant, chaque exercice de prévisions réalisé́ entre autres sous Excel leur accaparait des semaines de travail, avec l’incapacité́ pour le management de réaliser rapidement des simulations business et de comprendre les impacts métiers.
L’utilisation d’Anaplan a permis une accélération très sensible de ce processus ainsi qu’un suivi en temps réel de la remontée des chiffres.

Q. Quelle place occupe aujourd’hui Anaplan au sein du groupe AXA ?

R. Suite à l’expérience anglaise, tout s’est rapidement enchainé́, nous avons organisé des workshops avec nos contrôleurs de gestion pour évaluer les besoins de nos entités et effectuer une analyse multicritère avec l’IT, afin de mettre en place, pour toutes les entités qui le souhaitaient, un projet de planification et de simulation autour d’Anaplan. Après deux ans et plusieurs POC, nous comptabilisons aujourd’hui treize entités, soit plus de 550 utilisateurs, qui exploitent Anaplan. Nous n’imposons pas aux entités dont les processus sont largement locaux et spécifiques d’utiliser l’application mais, en revanche, nous veillons à l’échange de best practices et à la réutilisation maximum des modèles développés par d’autres entités plus avancées.

Q. Quels ont été́ les retours sur l’usage d’Anaplan dans les différentes entités ?

R. Les utilisateurs mettent en avant la simplicité́ d’utilisation, la rapidité́ des calculs, l’aspect collaboratif et évolutif (scalable) de l’application. Les fonctionnalités de workflow sont très appréciées ainsi que la facilité des reportings. Après deux ou trois jours de formation, les métiers ont facilement adopté cette application sans intervention de l’IT. Le ROI se mesure aussi sur le gain de temps pour les contrôleurs, avec un traitement des simulations en temps réel et une diminution importante des manipulations manuelles. Par exemple, un projet Anaplan en Allemagne sur l’allocation des frais généraux a permis à l’entité́ concernée de rationaliser sa structure de cost center et ses règles d’allocation. Avant, les utilisateurs éprouvaient d’importantes difficultés pour effectuer des simulations car leurs processus d’allocation nécessitaient plusieurs jours d’opérations.

Désormais, avec Anaplan, ils réalisent des simulations en quasi temps réel.
Autre exemple, chez AXA UK, ils ont gagné trois semaines de data-crunching à chaque processus de prévision des frais généraux (3 fois par an), en éliminant toutes les opérations fastidieuses et peu sécurisées de compilation de feuilles Excel. De même, il n’est plus nécessaire d’attendre la fin des processus comme le requiert Excel, Anaplan étant activement capable de définir des périmètres pour chaque utilisateur et d’avoir ainsi un suivi efficace.

Q. Quelle est votre stratégie à venir autour d’Anaplan ?

R. Notre objectif est de construire un Private Hub, géré́ par un binôme Business-IT qui s’adresse aux entités pour comprendre leurs besoins. Ce workspace va donc regrouper les nouveaux modèles développés autour d’Anaplan, lesquels pourront ainsi être réutilisés à bon escient par les entités. En quelque sorte, nous créons et animons une communauté́ des contrôleurs de gestion utilisateurs d’Anaplan.

AXA en quelques chiffres :

Le Groupe AXA est un leader mondial de l’assurance et de la gestion d’actifs, avec 166 000 collaborateurs au service de 103 millions de clients dans 64 pays.

En 2015, le chiffre d’affaires IFRS s’est élevé́ à 99 milliards d’euros et le résultat opérationnel à 5,6 milliards d’euros.

Au 31 décembre 2015, les actifs sous gestion d’AXA s’élevaient à 1 363 milliards d’euros.
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