Outreach se décrit comme une « équipe de personnes passionnées travaillant ensemble et réussissant ensemble ». Cette entreprise internationale, qui compte 1 000 collaborateurs, développe, commercialise et accompagne une plateforme d’exécution des ventes optimisée par l’IA, utilisée par plus de 6 000 clients à travers le monde.
« La planification des effectifs dans notre entreprise repose sur trois grands ensembles », explique Robbie Phelps, architecte de solutions chez Outreach. « Nous avons d’abord des fonctions comme les ressources humaines, l’informatique, la finance et le marketing. Nous avons ensuite une équipe commerciale expérimentée. Enfin, nous disposons d’une organisation dédiée à l’ingénierie et aux produits. »
Chaque ensemble regroupe plusieurs départements, responsables budgétaires, niveaux de rémunération et collaborateurs répartis dans différentes régions du monde, avec des devises, des réglementations et des systèmes fiscaux variés. Cette complexité rend la planification des effectifs particulièrement exigeante, alors même que les coûts liés aux ressources humaines représentent la principale dépense de l’entreprise. « Comme pour beaucoup d’éditeurs de logiciels, les coûts liés aux collaborateurs constituent notre plus grand poste de dépenses », précise Robbie Phelps.
Comme de nombreuses entreprises technologiques en forte croissance, Outreach devait également composer avec plusieurs sources de données cloud, des processus de planification financière en constante évolution et un grand nombre de fournisseurs. L’objectif était donc de centraliser et de mieux maîtriser l’ensemble de ces informations.
Une base solide pour évoluer en continu
En 2019, Outreach a déployé une application FP&A complète, développée en partenariat avec Allitix et intégrée à la plateforme Anaplan. « Allitix nous a fourni un modèle entièrement fonctionnel que nous avons pu connecter à nos systèmes RH et financiers pour gérer la planification des effectifs et la modélisation des états financiers », explique Robbie Phelps. « Depuis, nous avons continuellement amélioré cette base afin d’intégrer encore davantage Anaplan dans nos opérations. »
« Outreach a rapidement identifié la valeur d’une solution complète et prête à l’emploi, ce qui en a fait l’une des premières entreprises à adopter notre application FP&A tout-en-un », indique Ron Baylo, directeur chez Allitix. « L’entreprise a obtenu un retour sur investissement rapide grâce à Anaplan et à notre accompagnement. »
Aujourd’hui, la solution est utilisée par l’équipe FP&A d’Outreach ainsi que par plusieurs dizaines de responsables budgétaires. Elle s’appuie sur des données provenant notamment d’ADP, Workday et NetSuite, tandis que Snowflake joue le rôle de lac de données partagé et qu’Anaplan CloudWorks assure l’intégration des informations.
« Les mécanismes de correspondance et de consolidation nous permettent de passer du détail des comptes du grand livre général jusqu’au compte de résultat », précise Robbie Phelps. « La flexibilité d’Anaplan, qui évolue avec les besoins du marché, nous permet d’améliorer continuellement nos prévisions. Nous utilisons régulièrement la plateforme pour créer de nouveaux modèles et élaborer de nouvelles projections. »
La planification des scénarios au service de la performance
La solution de planification des effectifs intègre un processus complet reliant la budgétisation aux recrutements. Elle offre une visibilité sur chaque étape du cycle d’embauche et permet d’anticiper les futurs coûts liés aux collaborateurs.
« Nous utilisons Anaplan pour suivre nos postes ouverts, le coût associé à chaque employé, les données réelles et les prévisions, y compris les profils actuellement dans notre processus de recrutement et ceux que nous prévoyons d’embaucher », explique Robbie Phelps.
Cette vision globale du coût des effectifs prend en compte de nombreux paramètres : niveaux de rémunération, localisation géographique, fiscalité, déplacements, dépenses, risques d’attrition et coûts de remplacement. Les résultats sont ensuite directement intégrés dans le compte de résultat d’Outreach.
Les équipes financières exploitent également ces données RH pour réaliser des analyses de scénarios détaillées. « Nous pouvons déterminer où et quand recruter en fonction de nos prévisions de revenus et de dépenses », indique Robbie Phelps. « L’objectif n’est pas uniquement de suivre les résultats financiers, mais d’anticiper les évolutions du marché et de prendre les meilleures décisions pour atteindre nos priorités stratégiques. La flexibilité d’Anaplan nous permet de le faire. »
En parallèle, Outreach utilise une autre solution basée sur Anaplan dédiée à l’analyse des dépenses fournisseurs. Celle-ci fournit une visibilité détaillée sur les dépenses historiques par fournisseur, période, projet et autres critères d’analyse.
L’équipe finance utilise ces données pour prévoir les dépenses futures, en s’appuyant sur les coûts réels des principaux fournisseurs, ceux représentant plus de 250 000 USD de dépenses annuelles, ainsi que sur des données consolidées provenant de centaines de fournisseurs plus petits. Les dépenses sont automatiquement rapprochées et consolidées.
« Le simple fait d’effectuer ces correspondances dans Anaplan permet à nos analystes d’économiser d’innombrables heures chaque mois », souligne Robbie Phelps. « Comme ces données sont directement gérées dans la plateforme où nous suivons déjà nos résultats réels, Anaplan devient bien plus qu’un outil d’analyse financière. Nous offrons aux responsables budgétaires une visibilité granulaire sur leurs dépenses afin de les aider à mieux piloter leurs ressources. Nous pouvons également synthétiser ces informations pour les revues de direction. »
Une valeur renforcée par l’agilité
La solution Anaplan mise en œuvre avec Allitix génère une forte valeur métier pour Outreach. « Le principal retour sur investissement que nous avons constaté vient de la planification des scénarios », explique Robbie Phelps. « La valeur d’Anaplan est devenue particulièrement évidente en 2020, lorsque le marché est devenu plus incertain. »
La possibilité de construire plusieurs hypothèses, scénario de référence, scénario optimiste et scénario pessimiste, puis d’ajuster les effectifs et les dépenses en conséquence s’est révélée essentielle pour accompagner l’entreprise dans une période de forte évolution.
« Il ne s’agit pas simplement de prévoir l’avenir », conclut Robbie Phelps. « Nous définissons d’abord où nous voulons être dans l’année à venir, puis nous construisons le chemin pour y parvenir. Le faire rapidement et avec précision représente la véritable valeur d’Anaplan. »
