La mission de Canva consiste à donner au monde les moyens de concevoir. Depuis son lancement en 2013, l’outil de conception et d’édition en ligne de Canva a attiré plus de 260 millions d’utilisateurs actifs par mois qui ont créé plus de 40 milliards de designs.
Une croissance à cette échelle submergerait de nombreux services financiers, mais l’équipe financière de Canva est restée extrêmement concentrée : « L’un des plus grands défis auxquels nous sommes confrontés est de faire face à la croissance rapide de Canva, tout en constituant une équipe financière générationnelle capable d’évoluer avec l’entreprise », déclare Florence Timso, Head of the FP&A Center of Excellence, chez Canva. « Les choses bougent très rapidement, qu’il s’agisse de lancements de produits, d’évolutions du marché ou de décisions de mise à l’échelle. La finance doit fournir les données et les insights sur lesquels la direction s’appuie pour prendre des décisions éclairées et en toute confiance, afin de soutenir une croissance durable.».
Mais des processus cloisonnés et des solutions déconnectées faisaient souvent obstacle, et la fonction finance consacrait chaque trimestre un temps important aux soumissions de prévisions, aux rapprochements et aux revues. Les outils de planification hérités n’étaient pas assez flexibles pour répondre aux exigences en constante évolution de l’entreprise, ce qui limitait la confiance et l’adoption. Les calculs importants étaient enfouis dans des feuilles de calcul, ce qui rendait difficile l’identification des erreurs ou des écarts. L’équilibre vie professionnelle-personnelle en pâtissait.
Création de modèles et de champions internes
Pour relever ces défis, l’équipe de Canva s’est tournée vers la plateforme Anaplan. « Nous avons choisi Anaplan non seulement pour sa flexibilité, mais également pour sa sécurité et ses contrôles pertinents », déclare Mme Timso. Le parcours de Canva avec Anaplan a commencé avec un modèle de reporting qui a permis de consolider les contributions de différentes équipes au sein de l’entreprise. « C’était volontairement très simple et intuitif, ce qui a entraîné une forte adoption dès le début », se souvient Florence Timso. À partir de là, l’équipe s’est consacrée à des constructions plus complexes, couvrant les prévisions des dépenses en effectifs et personnel, des revenus, des dépenses d’exploitation, ainsi que du coût des revenus.
L’équipe Canva FP&A a été impliquée dans ce développement dès le début. « Ils sont devenus les champions internes d’Anaplan », se souvient Florence Timso. « Et ils ont vu de leurs propres yeux à quel point il était facile de systématiser un modèle auparavant hors ligne, ainsi que les gains d’efficacité possibles ».
Aujourd’hui, les données financières, transactionnelles et de facturation de Canva circulent de Netsuite vers Anaplan via un entrepôt de données central, tandis que Workato permet d’intégrer et de transformer les données de référence NetSuite dans un format compatible avec les modèles Anaplan.
Sur cette base, l’équipe de Canva développe un modèle de coût d’hébergement dans Anaplan afin d’aider l’entreprise à mieux gérer sa marge brute. « Notre objectif est de continuer à faire évoluer nos processus financiers avec Anaplan, afin que tout soit connecté, piloté et que nous n’ayons plus jamais besoin d’utiliser des feuilles de calcul », précise Florence Timso.
L’amélioration de la précision favorise l’amélioration continue
L’équipe de Canva a rapidement constaté un bond en avant en ce qui concerne la précision des prévisions d’effectifs grâce à cette nouvelle solution. Avant Anaplan, l’écart des prévisions relatives aux effectifs par rapport au budget était d’environ 10 %. « Depuis la mise en place d’Anaplan, nous avons été en mesure de réduire ce taux à 1,5 % en seulement quelques trimestres », précise Florence Timso. « C’est important et précieux pour notre entreprise, car la précision des prévisions est l’un de nos principaux objectifs en finance. »
Une meilleure précision fait désormais partie intégrante de notre démarche d’amélioration continue, rendue possible par la plateforme Anaplan. Grâce à des calculs cohérents et transparents, l’équipe financière peut facilement identifier les hypothèses ou les données d’entrée à ajuster.
« À la fin de chaque mois, nous tirons les enseignements de notre analyse des écarts budgétaires et nous les intégrons directement dans nos modèles Anaplan », explique Florence Timso. « La flexibilité de la plateforme nous permet de déployer ces évolutions rapidement, afin de nous adapter en continu aux besoins de l’entreprise. »
Grâce à cette nouvelle manière de travailler, l’équipe financière est plus satisfaite. « Nous avons transformé la fonction FP&A en très peu de temps », ajoute Florence Timso. « Avec Anaplan, nous avons rationalisé nos prévisions, amélioré notre capacité à respecter des délais serrés et enrichi l’expérience quotidienne de notre équipe. »
Au niveau de l’entreprise, les avantages dont Canva bénéficie avec Anaplan proviennent de la capacité à fournir aux dirigeants les informations dont ils ont besoin. « Dans une entreprise dynamique telle que Canva, l’aide à la décision joue un rôle essentiel pour nos fondateurs et la haute direction », explique Florence Timso. « Anaplan nous donne la possibilité de connecter des données provenant de nombreuses sources différentes afin que nous puissions les consolider et permettre ainsi à la direction de les assimiler et de faciliter les prises de décision en temps réel. »
