"Empowering the world to design" lautet die Mission von Canva. Seit der Einführung 2013 hat das Online-Design- und Publishing-Tool von Canva mehr als 260 Millionen monatlich aktive Nutzer gewonnen, die über 40 Milliarden Designs erstellt haben.
Wachstum in dieser Größenordnung würde viele Finanzabteilungen überfordern. Das Finanzteam von Canva blieb jedoch konsequent fokussiert: „Eine unserer größten Herausforderungen besteht darin, das rasante Wachstum von Canva zu steuern und gleichzeitig ein zukunftsfähiges Finanzteam aufzubauen, das mit dem Unternehmen mitwachsen kann“, sagt Florence Timso, Leiterin des FP&A Center of Excellence bei Canva. „Alles geht sehr schnell, seien es Produkteinführungen, Marktveränderungen oder Skalierungsentscheidungen. Die Finanzabteilung muss die Daten und Erkenntnisse bereitstellen, auf die sich die Führungsebene stützt, um souveräne, fundierte Entscheidungen zu treffen, die nachhaltiges Wachstum fördern.“
Doch isolierte Prozesse und unzusammenhängende Lösungen standen dem häufig im Weg, sodass das Finanzteam jedes Quartal viel Zeit für die Übermittlung, den Abgleich und die Überprüfung von Forecasts aufwenden musste. Althergebrachte Planungstools waren nicht flexibel genug, um wechselnden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, was zu mangelndem Vertrauen und geringer Akzeptanz führte. Wichtige Berechnungen waren in Tabellenkalkulationen vergraben, wodurch Fehler oder Abweichungen nur schwer zu erkennen waren. Auch die Work-Life-Balance des Teams litt darunter.
Aufbau von Modellen und internen Fürsprechern
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich das Canva-Team für die Anaplan Plattform. „Wir haben uns für Anaplan entschieden, weil die Plattform flexibel ist und angemessene Sicherheits- und Kontrollmechanismen bietet“, erklärt Timso. Canvas Reise mit Anaplan begann mit einem Reporting-Modell, das die Inputs verschiedener Teams aus dem gesamten Unternehmen konsolidierte. „Es war bewusst sehr einfach und intuitiv gehalten, was schon früh zu einer hohen Akzeptanz führte“, erinnert sich Timso. Anschließend erweiterte das Team die Lösung um komplexere Modelle, die Forecasts zu Mitarbeiterzahlen und Personalkosten, Umsatz, OpEx und Umsatzkosten abdeckten.
Das FP&A-Team von Canva war von Anfang an am Aufbau beteiligt. „Sie wurden zu internen Fürsprechern von Anaplan“, so Timso weiter. „Und sie erlebten unmittelbar, wie einfach sich ein zuvor offline geführtes Modell systemgestützt abbilden ließ und welche Effizienzgewinne möglich waren.“
Heute fließen die Finanz-, Transaktions- und Abrechnungsdaten von Canva aus NetSuite über ein zentrales Data Warehouse in Anaplan, während Workato dabei hilft, NetSuite-Stammdaten zu integrieren und in ein Format umzuwandeln, das mit den Anaplan Modellen funktioniert.
Auf dieser Grundlage entwickelt das Canva-Team in Anaplan ein Modell für Hosting-Kosten, damit das Unternehmen seine Bruttomarge besser steuern kann. „Unser Ziel ist es, unsere Finanzprozesse mit Anaplan kontinuierlich weiterzuentwickeln, damit alles vernetzt und treiberbasiert ist und wir nie wieder zu Tabellen greifen müssen“, sagt Timso.
Höhere Genauigkeit treibt kontinuierliche Verbesserung voran
Das Canva-Team stellte mit der neuen Lösung schnell eine deutliche Verbesserung der Genauigkeit seiner Personalprognosen fest. Vor Anaplan lag die Abweichung von Personalprognosen gegenüber dem Budget bei rund 10 %. „Seit der Implementierung von Anaplan konnten wir diese Abweichung innerhalb weniger Quartale auf 1,5 % senken“, fährt Timso fort. „Das ist für unser Unternehmen wichtig und wertvoll, denn Prognosegenauigkeit ist eines unserer zentralen Ziele im Finanzbereich.“
Höhere Genauigkeit ist nur ein Aspekt einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die durch die Anaplan Plattform ermöglicht wird. Durch konsistente und transparente Berechnungen kann das Finanzteam leichter erkennen, welche Annahmen oder Eingaben weiterentwickelt werden müssen. „Am Ende eines jeden Monats überführen wir die Erkenntnisse aus unserer Budgetabweichungsanalyse in Verbesserungen unserer Anaplan Modelle“, erklärt Timso. „Die Flexibilität von Anaplan ermöglicht es uns, diese Änderungen schnell umzusetzen und uns an veränderte Anforderungen anzupassen.“
Ein zufriedeneres Finanzteam ist das Ergebnis dieser neuen Arbeitsweise. „Wir haben die FP&A-Funktion in sehr kurzer Zeit transformiert“, sagt Timso. „Mit Anaplan haben wir unsere Prognoseprozesse optimiert, unsere Fähigkeit verbessert, enge Deadlines einzuhalten, und den Arbeitsalltag unseres Teams verbessert.“
Auf Unternehmensebene bestehen die Vorteile, die Canva mit Anaplan erzielt, aus der Möglichkeit, den Führungskräften genau die Informationen bereitzustellen, die sie benötigen. „In einem hochdynamischen Unternehmen wie Canva ist Entscheidungsunterstützung für unsere Gründer und die leitenden Führungskräfte von entscheidender Bedeutung“, so Timso weiter. „Mit Anaplan können wir Daten aus vielen verschiedenen Quellen verknüpfen und in einer für das Management verständlichen Form konsolidieren. So unterstützen wir das Management dabei, die erforderlichen Entscheidungen in Echtzeit zu treffen.“
