L’expression « le temps, c’est de l’argent » est particulièrement vraie dans le domaine du consulting, où les revenus proviennent des heures passées à servir les clients. Mais le partage des données entre les équipes RH et financières pour une planification et des prévisions financières rapides et précises peut être un défi.
« Notre processus de planification financière dépend de la planification des effectifs », explique Christophe Decugis, Directeur de la transformation financière chez PwC France et Maghreb. « Mais nous rencontrions des difficultés avec des données incohérentes entre le capital humain et la finance. »
Les finances et les RH ont essayé de synchroniser les informations provenant de bases de données distinctes en utilisant une opération manuelle chronophage, mais le processus échouait régulièrement lorsqu’un côté ou l’autre changeait de chiffres en cours de processus. « Nous avions différents chiffres et simulations qui ne correspondaient pas aux dernières discussions dans l’entreprise », se souvient M. Decugis. Dans la mesure où la planification financière était lente et manuelle, elle s’étendait parfois jusqu’à la saison des vacances d’été, ce qui retardait encore plus les plans. (PwC clôture ses comptes en juin.)
Connexion des plans pour les effectifs et les finances
M. Decugis voulait que la finance et les RH travaillent avec les mêmes données. Dans la mesure où l’entreprise utilisait Anaplan pour la planification des effectifs, il était logique d’étendre la plateforme aux finances. Avec une plateforme Anaplan partagée, la planification financière chez PwC commence par le plan des effectifs de l’équipe RH. L’équipe financière estime le taux d’occupation de tous les consultants, c’est-à-dire le pourcentage des heures facturables travaillées par divers niveaux de consultants, par centre de profit. Elle estime ensuite le taux de facturation que PwC peut utiliser pour chaque niveau de consultant. « En combinant ces deux facteurs avec le plan des effectifs, nous pouvons calculer une prévision de marge brute », précise M. Decugis.
L’équipe financière ajoute les frais généraux pour compléter le compte de résultat, puis utilise Anaplan pour répartir les coûts partagés. « Nous pouvons établir des règles, puis les ajuster pour un centre de profit particulier si nous en avons besoin », ajoute M. Decugis. « C’est ainsi que nous établissons notre plan financier. »
Au-delà de la planification et de l’analyse financières, les chefs de projet de PwC utilisent une autre application Anaplan, un module de contrôle des projets, pour estimer les revenus et les coûts du projet lorsqu’ils font une offre sur de nouveaux projets. « Nos collaborateurs peuvent ainsi prendre les bonnes décisions lorsqu’ils s’adressent au client avec un devis », ajoute M. Decugis. « C’est ainsi que nous garantissons la rentabilité de PwC. » Une fois qu’un projet est en cours, la même application Anaplan est utilisée pour le contrôle du projet, le rapprochement des données réelles et la surveillance des écarts par rapport au plan.
Des processus plus rapides, une visibilité accrue
Les avantages de la planification financière avec Anaplan ont été spectaculaires. « Avec Anaplan, nous avons réduit le temps et la durée de notre processus de planification financière », déclare M. Decugis. « Auparavant, l’exécution de ce processus nous prenait environ cinq mois, contre trois mois seulement aujourd’hui. Nous obtenons le même résultat avec une meilleure qualité des données. La précision de nos prévisions s’est améliorée et ce n’est plus un processus douloureux. »
Les avantages d’Anaplan s’étendent au-delà du service financier. « Nous avons amélioré la visibilité que nous pouvons offrir à l’entreprise en ce qui concerne les taux d’occupation et la planification des effectifs », remarque-t-il. L’entreprise utilise ces informations pour réagir rapidement au changement, améliorer le processus de prévision continue et ajuster les plans de recrutement à la volée. « Cette solution présente l’avantage d’offrir des mises à jour en temps réel, tout le monde étant informé en même temps », précise M. Decugis.
Le module de contrôle des projets fournit tous les jours aux chefs de projet des informations qui étaient auparavant difficiles à collecter. Finalement, cette application améliore les marges de PwC tout en augmentant la capacité de l’entreprise à répondre aux attentes des clients dans le budget initial. « Cela nous donne une image complète des coûts et des revenus que nous pouvons avoir sur un projet, ce qui se traduit par une estimation de marge plus précise à la fin du projet », explique M. Decugis.
M. Decugis estime que le module de contrôle des projets à lui seul permet aux chefs de projet d’économiser plus de 20 000 heures par an. « Je pense que nous économisons probablement deux heures par semaine pour chaque chef de projet et nous avons probablement environ 200 chefs de projet actifs dans la ligne de service de conseil », précise-t-il. « C’est un soulagement considérable pour l’entreprise. » Le module de contrôle des projets améliore également les résultats pour les clients de PwC, car les chefs de projet peuvent consacrer plus de temps aux projets eux-mêmes et moins de temps aux tâches administratives.
Le fait d’avoir des responsables de la finance, des effectifs et des projets sur la plateforme Anaplan ouvrira sans aucun doute de nouvelles possibilités pour PwC France et Maghreb. « Ce qui rend l’avenir avec Anaplan vraiment prometteur, c’est que nos équipes peuvent collaborer efficacement sur des données fiables », conclut M. Decugis.
