Das Zero-Based-Budgeting (ZBB) ist ein Prozess, bei dem das Jahresbudget jedes Jahr von einer Nullbasis aus neu erstellt wird. So wird sichergestellt, dass alle Bestandteile kosteneffektiv und relevant sind und zu höheren Einsparungen beitragen. Bei effektiver Umsetzung ist ZBB ein Kostenmanagementansatz, der Unternehmen dabei unterstützt, die Ressourcenplanung zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu fördern.
Auch wenn ZBB häufig mit Maßnahmen zur Kostensenkung in Verbindung gebracht wird, konzentriert sich dieser Ansatz nicht ausschließlich auf Einsparungen. Darüber hinaus hilft ZBB, Annahmen zu überprüfen, Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den Wachstumszielen Ihres Unternehmens im Einklang stehen.
Unternehmen, die einen effektiven ZBB-Ansatz verfolgen, berichten von einer Vielzahl von Vorteilen. Neben höheren Kosteneinsparungen bietet ZBB die folgenden sechs Vorteile:
- höhere Gewinnmargen durch Kosteneinsparungen und die Ausrichtung der Ausgaben an strategischen Zielen
- Kostendisziplin und Fokus auf die operative Umsetzung, um die Geschäftsentwicklung zu unterstützen
- Ressourcenpläne, die auf die prognostizierte zukünftige Unternehmenssituation ausgerichtet sind
- stärkere Einbindung der Mitarbeiter in den Budgetierungsprozess mit Fokus auf eine messbare Wirkung
- eine Kultur des Kostenbewusstseins und größere Verantwortlichkeit der Führungskräfte
- eine kollaborative und zwischen Führungskräften und Planern abgestimmte Budgetierung
Bei konsequenter Umsetzung schafft ZBB finanziellen Spielraum für zukünftige strategische Initiativen und weiteres Wachstum.
Wie unterscheidet sich die Zero-Based-Budgeting von der traditionellen Budgetplanung?
Bei der Erstellung herkömmlicher Jahresbudgets werden häufig die Ist-Zahlen des Vorjahres herangezogen und um einige Prozentpunkte erhöht, um Lohnsteigerungen und Inflation zu berücksichtigen. Diese vereinfachte und inkrementelle Form der Budgetplanung kann zu Ineffizienzen führen. Außerdem besteht die Gefahr, dass Einsparpotenziale übersehen werden.
In unserem Whitepaper werden die zentralen Elemente von ZBB im Detail erläutert. Hier jedoch ein kurzer Vergleich zwischen herkömmlicher Kostensenkung und einem Nullbasisansatz:
Warum rückt die Zero-Based-Budgeting wieder stärker in den Fokus?
ZBB-Ansätze waren in der Vergangenheit nur schwer umzusetzen, da sie für Tabellenkalkulationen und manuelle Planungsumgebungen schlichtweg zu komplex waren. Ältere Planungssysteme führten zu weiteren Komplikationen, da ihre Architekturen für Modellanpassungen nicht flexibel genug waren.
Dank zahlreicher Fortschritte in der Planungstechnologie sind Unternehmen nun in der Lage, das Potenzial von ZBB neu zu bewerten und den Ansatz erfolgreich zu implementieren. Durch den Einsatz von Modellierungsplattformen, die nicht auf bestimmte oder vorab definierte Finanzpositionen beschränkt sind, können Unternehmen jeden beliebigen Prozess für ihre Planungsanforderungen modellieren. Dadurch ist eine rasche und effektive ZBB-Implementierung für schnelle, agile und dynamische Budgeting-Zyklen möglich.
Unternehmen, die ZBB einsetzen, berichten von Kosteneinsparungen zwischen 10 % und 25 %. Diese Einsparungen können entscheidend zur Stärkung der Margen beitragen oder die Voraussetzungen für Investitionen in zukünftiges Wachstum schaffen. Im Gegensatz zu breit angelegten Top-down-Maßnahmen zur Kostensenkung, die die Servicequalität beeinträchtigen und den Umsatz schmälern können, konzentriert sich ZBB auf das Wesentliche, und das möglichst kosteneffizient. Dies ermöglicht einen risikoarmen Ansatz zur Transformation der Kostenbasis. Gleichzeitig sind Unternehmen mit ausreichenden Ressourcen und finanziellen Mitteln gut auf zukünftiges Wachstum vorbereitet.
Zero-Based-Budgeting in fünf einfachen Schritten
Ihr Unternehmen kann einen eigenen, individuellen Ansatz für ZBB entwickeln oder anpassen. Dabei liegt die Überzeugung zugrunde, dass alle Ausgaben einen Zweck erfüllen, der wiederum an den strategischen Zielen ausgerichtet ist. Die folgenden fünf Schritte bieten einen Orientierungsrahmen für die Umsetzung:
Best Practices für Zero-Based-Budgeting
Einen positiven Ansatz verfolgen. ZBB bedeutet mehr, als nur Kosten zu senken. Vielmehr handelt es sich um einen notwendigen Schritt, um Ressourcen und finanzielle Mittel für sowohl das Bestandskundengeschäft als auch Wachstumsinitiativen freizusetzen. In Zusammenarbeit mit Ihren Führungskräften können Sie internes und externes Benchmarking nutzen, um Rentabilitätslücken aufzeigen und genau zu erläutern, wie die Einsparungen verwendet werden.
Schnelle Erfolge identifizieren. Konzentrieren Sie Ihre ZBB-Initiative zunächst entweder auf größere und stabilere Geschäftsbereiche mit Rentabilitätsproblemen oder auf ausgewählte Gemeinkostenbereiche (z. B. Vertriebs- und Verwaltungskosten sowie allgemeine Kosten), in denen hohe indirekte Kosten anfallen, die nicht eindeutig nachvollziehbar sind. Eine solche Auswahl untermauert nicht nur die Begründung für die Einführung von ZBB, sondern ermöglicht auch die größten Kosteneinsparungen bei minimaler Disruption.
Keine Alleingänge. Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Projektteam mit Vertretern aus dem Finanzwesen, der IT und anderen relevanten Geschäftsbereichen zusammen, das idealerweise von einem Mitglied des obersten Managements geleitet wird. Im Mittelpunkt von ZBB steht der Hinterfragungs- und Überprüfungsprozess: Jede Aktivität einer Abteilung wird daraufhin überprüft, ob sie eingestellt oder kostengünstiger durchgeführt werden kann.
Die richtige Planungsplattform auswählen. Der Erfolg von ZBB hängt davon ab, dass sie einen detaillierten Einblick in die operativen Kostentreiber haben, wie z.B. Leistungsvolumen, Produktivitätskennzahlen und Inputkosten. Diese Informationen kann herkömmliche Planungs- und Budgetierungssoftware nicht liefern. Ältere Systeme enthalten stark aggregierte Finanzdaten und müssen in der Regel durch erhebliche Datenmengen aus anderen Quellen, z. B. Tabellen, ergänzt werden. Die Bearbeitung dieser Daten in zusätzlichen Tabellen erhöht sowohl die Komplexität als auch den Arbeitsaufwand jeder ZBB-Initiative. Besser wäre es, alle detaillierten Betriebs- und Finanzdaten in einer einzigen Lösung für Finanzplanung und -analyse vorzuhalten.
Für Nachhaltigkeit planen. Sobald Sie ein erfolgreiches ZBB-Projekt umgesetzt haben, sollten Sie Ihre neu erworbenen Kompetenzen auf weitere Geschäftsbereiche oder Kostenkategorien anwenden und frühere Projekte einer erneuten Prüfung unterziehen, um sicherzustellen, dass die erzielten Einsparungen Bestand haben. Legen Sie Ihr ZBB-Modell aber nicht auf Eis. Da es die kausalen Zusammenhänge zwischen Aktivitäten, dem daraus resultierenden Ressourcenbedarf und den damit verbundenen Kosten abbildet, lässt es sich zu einem treiberbasierten Planungs- und Budgetierungsinstrument weiterentwickeln. Dieses Modell kann bestehende FP&A-Prozesse wirksam ergänzen oder sogar ersetzen. Erfolgreiche ZBB-Projekte sollten das Kostenbewusstsein im Unternehmen stärken. Dabei ist jedoch zu beachten, dass sich dieses Bewusstsein nicht einstellen wird, wenn das Unternehmen nach der Implementierung wieder zum herkömmlichen inkrementellen Ansatz für die jährliche Planung und Budgetierung zurückkehrt.
Ihr Einstieg in Zero-Based-Budgeting
1. Integrieren Sie ZBB in die zentralen FP&A-Prozesse.
ZBB sollte nicht als Alternative zu bestehenden Planungs- und Budgetierungszyklen betrachtet werden, sondern vielmehr als ergänzender Prozess, der alle paar Jahre durchgeführt wird, um Ausgaben wieder stärker auf strategisch wichtige Aktivitäten und Initiativen auszurichten.
2. Richten Sie ZBB-Initiativen auf maximale Erträge aus.
Viele Unternehmen beschränken ihre ZBB-Initiativen auf Vertriebs-, Verwaltungs- und allgemeine Kosten (SG&A) sowie auf andere Gemeinkostenbereiche, in denen hohe indirekte Kosten anfallen, die weniger gut nachvollziehbar sind. Auf diese Weise lassen sich gezielt bestimmte Bereiche des Unternehmens in den Blick nehmen und mit begrenztem Aufwand erhebliche Vorteile erzielen, ohne kundennahe Geschäftsfunktionen übermäßig zu beeinträchtigen. Andere Unternehmen setzen ZBB nur für neue Geschäftsinitiativen und Anträge auf zusätzliche finanzielle Mittel ein, während sie für laufende Aktivitäten andere Budgetierungs-Methoden wählen.
3. Führen Sie Betriebs- und Finanzdaten auf einer einzigen Plattform zusammen.
Der Erfolg von ZBB hängt davon ab, dass Führungskräfte die betrieblichen Kostentreiber genau verstehen und transparent Einblick in sie erhalten. Eine solche Transparenz erfordert detaillierte Kosteninformationen (bis hin zu einzelnen Mitarbeitern, einer Geschäftsreise oder einer Marketingkampagne) sowie einfachen Zugang zu Daten über Leistungsvolumen, Produktivität und Ressourcenverbrauch.
4. Vereinfachen Sie die Modellierung.
Die Möglichkeit, die kausalen Zusammenhänge zwischen Leistungsvolumen und dem daraus resultierenden Ressourcen- und Personalbedarf zu modellieren, ist von entscheidender Bedeutung. Führungskräfte müssen fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wie sich veränderte Leistungsvolumen und unterschiedliche Servicelevel auf die Kosten auswirken.
5. Verwenden Sie ZBB-Modelle für routinemäßige FP&A-Prozesse wieder.
Wenn ein Unternehmen bei der Planung und Budgetierung einen inkrementellen Ansatz auf Basis der Ist-Zahlen des Vorjahres verfolgt, ist das ZBB-Modell das erste unternehmensweite Modell, das die kausalen Zusammenhänge zwischen den Aktivitäten verschiedener Geschäftsfunktionen abbildet. FP&A-Teams sollten das Modell bei Bedarf anpassen, um den jährlichen Budgetierungsprozess und rollierende Re-Forecasts zu unterstützen, die dadurch effizienter werden und aussagekräftigere Erkenntnisse liefern. Durch diese Umwidmung der Modelle ist ZBB nicht länger eine isolierte Maßnahme, sondern ein erster Schritt bei der Transformation der unternehmensweiten Planung und Budgetierung, der zu einer vollständig integrierten Unternehmensplanung führen könnte.
ZBB kann jedoch nur bei Modellierung und Umsetzung in einer leistungsfähigen und flexiblen Planungslösung erfolgreich sein. Unsere Applikation für integrierte Finanzplanung ist cloudnativ und ermöglicht, unterstützt und realisiert selbst in den zunehmend volatilen Geschäftsumgebungen unserer Zeit effektive ZBB-Methoden.