Mit Anaplan ist die VDI GmbH in der Lage, für die VDI Gruppe Budgets und Forecasts deutlich schneller und präziser zu erstellen. Zudem hilft ein entsprechender Workflow bei der Umsetzung eines reibungslosen und zeitgerechten Ablaufs.
Anaplan erlaubt es uns, von überall und mit schnellerer Geschwindigkeit zu arbeiten. Sobald sich neue Anforderungen an den Ablauf und Aufbau unserer Planung und Prognose ergeben, können diese durch die Inhouse Model-Builder unseres Controlling Teams direkt im Fachbereich umgesetzt werden.“
durch schnellere und präzisere Budget- und Forecast-Erstellung mit weniger manuellem Aufwand.
aufgrund der Möglichkeit eigenständige Anpassungen ohne externe Hilfe vorzunehmen.
und intensivere Zusammenarbeit zwischen Gesellschaften.
Zur VDI-Gruppe gehören der gemeinnützige e.V., die VDI GmbH, die als Holding fungiert, und deren fünf Tochterfirmen sowie Beteiligungsgesellschaften. Der VDI ist Impulsgeber zu technischen Themen in Form von Techniknachrichten und Fachpublikationen, Regelsetzung, Normengebung, Weiterbildung, Nachwuchsförderung, Projektträgerschaft in der Forschung etc. Mit dem VDI e.V. vereint die VDI-Gruppe die größte Community für Ingenieurinnen und Ingenieure in Deutschland. Um die Finanz- und Planungsabläufe auf eine zukunftsfähige Basis zu stellen, modernisierte die VDI GmbH mit Anaplan ihre Prozesse. Bis dahin war die Arbeit durch langsame Reaktionszeiten und manuelle Abläufe geprägt.
Robuste Aufstellung für die Zukunft
Die VDI GmbH hatte mit Herausforderungen in ihrem Planungstool zu kämpfen. So erschwerten langsame Reaktionszeiten und instabile Systeme den Zugang, besonders beim mobilen Arbeiten.
Planungsdaten mussten manuell eingegeben werden, was hohe Zeitaufwände und Fehlerquellen verursachte. Änderungen im System waren nur mit externer Unterstützung möglich, was zusätzliche Kosten und Verzögerungen mit sich brachte.
Letztendlich führte die unzureichende Funktionalität dazu, dass Einzelgesellschaften auf eigene Lösungen auswichen, wodurch die Einheitlichkeit der Planung verloren ging.
Vereinheitlichung der Planungsprozesse
Mit Anaplan konnte die VDI GmbH ihre Planungsprozesse für die VDI-Gruppe effizienter gestalten und vereinheitlichen.
Prozesse laufen schneller ab, heute erfolgen Budget- und Forecast-Erstellungen präziser und zeitsparender. Das Unternehmen agiert flexibler, da Änderungen direkt vom Controlling-Team vorgenommen werden können.
Die Anaplan Plattform ermöglicht eine einheitliche Planung für alle Gesellschaften und erleichtert die Abstimmung, sodass ein zentralisiertes Arbeiten ermöglicht wird.
Zudem ermöglicht Anaplan mobiles Arbeiten durch einen stabilen und schnellen Zugriff von überall aus.
Deutliche Steigerung der Zufriedenheit aller Stakeholder
Anaplan hat dafür gesorgt, dass sich die Zufriedenheit der Stakeholder deutlich erhöht. „Der Nutzerkreis aus Bereichs- und Abteilungsleitern, die zugleich Budgetverantwortliche sind, begrüßt die Einführung von Anaplan sehr und sieht darin eine Erleichterung und Verbesserung des gesamten Ablaufes.“
Nach der Einführung von Anaplan verzeichnete die VDI-Gruppe spürbare Verbesserungen. Der manuelle Aufwand wurde erheblich reduziert, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führte und bei der Belegschaft mehr Kapazitäten für Optimierungen schuf. Die Zufriedenheit der Nutzer stieg an, da sie die Bedienfreundlichkeit der neuen Lösung sowie die Effizienzsteigerungen schätzen. Darüber hinaus fördert die zentrale Plattform die Zusammenarbeit, indem sie den Austausch und die Abstimmung zwischen den Abteilungen erleichtert.
„Durch Anaplan ist es uns gelungen, den Planungs- und Forecast-Prozess deutlich zu beschleunigen und intuitiver zu gestalten. Während wir mit unserer vorherigen Lösung 80 % unserer verfügbaren Zeit mit den Eintragungen beschäftigt waren, konnten wir den wertstiftenden Zeitanteil zur Optimierung und Präzisierung der Planung und des Forecasts deutlich erhöhen. Dies ist auch in der Qualität der Planung sichtbar.“
Die VDI GmbH ist dem Ziel einer integrierten Finanzplanung deutlich nähergekommen. Als nächster Schritt steht eine stärkere Nutzung von Szenarien und Simulationen an.
„Mit Abschluss der Implementierung unserer Finanzplanung haben wir nun angefangen, die Personalplanung in Anaplan zu integrieren und diese mit der Finanzplanung zu verbinden. Ganz im Sinne des Connected Planning.“
Die VDI-GmbH verfügt somit über die Fähigkeit, eine treiberbasierte Planung mithilfe von Szenariobetrachtungen umzusetzen, sowie Ad-hoc-Anforderungen an das Tagesgeschäft durch Entwicklung entsprechender Maßnahmen zu simulieren. „Dies verschafft uns einen präziseren Blick in die Zukunft“.
