Bayer baut eine nachhaltige Planungsplattform für dynamische Entscheidungsfindung auf

Bis vor Kurzem war die Vorbereitung auf vierteljährliche oder jährliche Planungskonferenzen für das Corporate Controlling-Team des global tätigen Life Sciences-Unternehmens Bayer noch ein mehrstufiger Prozess:

Aus Planungssystemen auf Abteilungs-, Funktions- und Unternehmensebene wurden Informationen erfasst und weitere KPIs berechnet. Diese Daten wurden bereinigt und in ein einheitliches Format übertragen. Dann wurde ein Buch daraus erstellt, das noch korrekturgelesen werden musste, bevor es dem Vorstand und den an den Konferenzen teilnehmenden Führungskräften ausgehändigt werden konnte. „Das Buch wurde dann vom Leiter des Controlling-Teams händisch unterzeichnet“, erinnert sich Philipp Ahrendt, Head of Financial Modeling und Analytics im Corporate Controlling bei Bayer. „Der ganze Prozess dauerte fünf bis sechs Tage und wenn es irgendwelche Änderungen gab, mussten wir von vorn beginnen. Diese Zeiten sind jetzt aber vorbei. Mitte 2020 präsentierten wir unsere Finanzen zum ersten Mal live im System und seit 2021 werden alle Planungskonferenzen so abgehalten.“

Die Diskussionen sind dank Anaplan nun viel weniger mühsam. Während der Konferenzen zeigt der Leiter des Controlling-Teams die jeweiligen Finanzen und potenziellen Szenarien auf Anaplan-Dashboards, damit die Teilnehmer sie nachvollziehen können. Für die digitale Agenda von Bayer bedeutet dies einen enormen Fortschritt. Die Umstellung vom ausgedruckten, händisch unterzeichneten Exemplar zur digitalen Lösung auf Basis der Technologie von Anaplan symbolisiert den transformierten Planungs- und Entscheidungsfindungsprozess von Bayer und zeigt, wie sich das Corporate Controlling weiterentwickelt hat, um die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens positiv zu beeinflussen.
 

Auf der Suche nach Flexibilität und Nachhaltigkeit für das Corporate Controlling

Der im Jahre 1863 gegründete Bayer-Konzern mit deutschem Hauptsitz und einem Jahresumsatz von 51 Mrd. USD blickt auf eine lange Innovationsgeschichte zurück. Die drei Unternehmensbereiche – Pharmaceuticals, Consumer Health und Crop Science – erstellen ihre Finanzplanung jeweils in einem konzernweit harmonisierten SAP-Planungssystem. „Aufgrund der Art ihrer Geschäfte planen unsere Divisionen auf unterschiedlichen Granularitätsebenen“, erklärt Ahrendt. „Da das Corporate Controlling-Team jedoch sämtliche Finanzplanungsprozesse unterstützt, die alle Divisionen und Funktionen von Bayer einbeziehen, müssen die Pläne der einzelnen Divisionen konsolidiert und harmonisiert werden, damit ein einheitliches Bild entsteht.“

Diese Prozesse umfassen die jährliche Konferenz zur operativen Planung (Operational Planning Conference, kurz OPC), auf der Bayer das kommende Jahr plant und seine 3-Jahres-Finanzprognose erstellt; die jährliche Strategiekonferenz (Strategic Conference kurz StraCo) auf der ein 10-Jahres-Plan erstellt wird und Investitionen, Veräußerungen, Fusionen, Akquisitionen und andere strategische Optionen analysiert werden; und die vierteljährlichen Berichte zum Geschäftsverlauf  (Quarterly Business Reviews, kurz QBRs). Jeder dieser Prozesse erforderte eine umfangreiche manuelle Vorbereitung durch das Controlling-Team, für die meist Excel-Tabellen und Präsentationstools genutzt wurden. „Es musste eine flexiblere, effizientere und nachhaltige Lösung her“, so Ahrendt.
 

Aufbau eines vollständigen, integrierten Finanzmodells

Anfangs suchte das Controlling-Team nur nach einer Lösung für die langfristige Finanzplanung (die Strategic Conference oder StraCo), erkannte aber bald, dass ein intelligent konzipiertes und eingesetztes System alle Finanzplanungsereignisse auf Konzernebene unterstützen konnte. Es gab zahlreiche Anforderungen an das neue Tool. Da die Daten aus dem konzernübergreifenden Planungs- und Berichterstattungssystem stammen und unterschiedliche Granularitätsstufen aufweisen würden, musste das neue Tool eine flexible Struktur bieten und sich mit SAP-Datenbanken verknüpfen lassen. Außerdem sollte für das Tool kein spezieller externer Support nötig sein, damit das Controlling-Team auch bei sich ändernden äußeren Umständen gut selbst damit zurecht kommen würde. Unabhängigkeit würde die Flexibilität bedeutend steigern. Des Weiteren sollten die Zahlen und ihre zugrundeliegenden Annahmen transparent nachvollziehbar sein, damit nicht nur Bereichspläne konsolidiert, sondern auch gruppenweite Geschäftsbeispiele durch Szenarien und Sensibilitätsanalysen simuliert werden konnten.

„Wir mussten ein vollständig integriertes Finanzmodell bauen, bei dem alles miteinander vernetzt war“, sagt Ahrendt weiter. „Ein Modell, in das wir einen Volumenzuwachs von 1 % eintragen und dann sofort die Auswirkungen auf Verkäufe, Selbstkosten, Cashflow und Nettoverschuldung sehen konnten.“

Gegen Ende des Jahres 2019 begannen Ahrendt und das Projektteam, gemeinsam mit Anaplan einen „Proof of Concept“ zu erarbeiten. Als dieser dann dem verbleibenden Controlling-Team präsentiert wurde, waren alle sofort begeistert. In kürzester Zeit erlernte das Team den Modellierungsansatz von Anaplan und innerhalb einer Woche erstellte es die ersten nutzbaren Modelle./p>

Inzwischen führt das Corporate Controlling-Team von Bayer gleich mehrere Finanzmodelle in Anaplan aus. Diese Modelle nutzen die gleiche Berechnungslogik, haben aber verschiedene Zeithorizonte. Sie unterstützen alle Planungsprozesse von vierteljährlichen Prognosen im QBR bis hin zur 10-Jahres-Prognose in der StraCo. Für jeden Prozess wurde zusätzlich zu den Modellen eine spezifische App entwickelt, um bei Konferenzen Diskussionen und Entscheidungen zu ermöglichen.

Alle Apps verfügen über die gleichen Navigationsprinzipien und KPIs wie Nettoumsatz, EBITDA, freier Cashflow, Aktienrendite und Nettoverschuldung, die auf Konzernebene relevant sind. „In Anaplan ist das finanzielle Gesamtbild auf einer ansprechenden Benutzeroberfläche stets verfügbar“, fügt Ahrendt hinzu.

Szenarien und Sensitivitätsanalysen – wo, wie Ahrendt sagt, „die Magie passiert“ – sind zentrale Elemente der Finanzmodelle von Bayer. So können Benutzer vollständige Geschäftsbeispiele simulieren, indem sie Szenarien aktivieren/deaktivieren oder Sensitivitäten anpassen. Dank der digitalen Lösung wird die finanzielle Auswirkung der veränderten Annahmen unmittelbar in allen KPIs sichtbar.

Besonders nützlich ist die große Simulationsfähigkeit von Anaplan in der StraCo, wo der Vorstand über potenzielle Fusionen, Akquisitionen, Investitionen und Veräußerungen diskutiert. „In der Vergangenheit wurden in der StraCo komplett durchkalkulierte Vorschläge präsentiert“, erinnert sich Ahrendt. „Wenn dann jemand nach einer anderen Angebotsstruktur oder einem anderen Preis fragte, musste der Verantwortliche die Auswirkungen neu kalkulieren und konnte die Antwort erst nach der Sitzung liefern. Jetzt ändern wir einfach die Zahlen in Anaplan und erfahren im Handumdrehen, welche finanziellen Auswirkungen diese Änderung auf unser Geschäft hat.“
 

Effizienz, Befähigung und Vertrauen

Für das Corporate Controlling liegt der deutlichste Vorteil der neuen Lösung in der rascheren Vorbereitung der Materialien für Planungsprozesse. „Aufgaben, die damals, als wir noch Bücher erstellten, fünf bis sechs Tage dauerten, lassen sich jetzt in ca. drei Tagen erledigen“, berichtet Ahrendt. Da der manuelle Aufwand für die Datenerfassung und -aggregation wegfällt, gewinnt das Team Zeit für Qualitätsanalysen und die Vorbereitung der Präsentationsstruktur.

Abgesehen von der Effizienz stellen die interaktiven Modelle des Teams ein deutlich überlegenes Produkt dar, das zum Austausch und zur Diskussion anregt. Dieser Vorteil entging auch der höchsten Führungsetage bei Bayer nicht. „Dass wir jetzt allen Vorstandsmitgliedern eine mit Anaplan erstellte, digitale Präsentation vorlegen können, ist ein riesiger Fortschritt“, so Ahrendt. „Unser CFO teilte uns mit, dass Diskussionen nun effizienter verlaufen und bessere Entscheidungen getroffen werden, da die finanziellen Auswirkungen jeder Entscheidung sofort bekannt sind.“ Diese rascheren, zuverlässigeren Antworten auf sich verändernde Geschäftsbedingungen sind ein unmittelbares Ergebnis des Vertrauens, das durch die rechnerische Transparenz und die Offenlegung der zugrundeliegenden Annahmen entsteht.

Die neue Lösung hat auch das Vertrauen in das Corporate Controlling-Team selbst gestärkt. „Jeder konnte rasch mit Anaplan umgehen und schon bald erste Erfolgserlebnisse erzielen“, sagt Ahrendt weiter. „Wir fühlten uns gestärkt, und es war beeindruckend, zu sehen, wie kreativ unsere Kollegen waren. „Wir sind zwar ein kleines Team, aber mit den Finanzmodellen in Anaplan haben wir einen großen Einfluss.“